LeisureLeisure
Cancellation terms and deposits: clear rules that build trust
Nobody searches for a campsite's cancellation rules before booking, and yet almost every guest reads them before paying. That is the moment he decides whether he trusts you. Unclear terms or a deposit without explanation are the last reason to drop out, right before the button. This article is about terms your guest understands and that protect you, in plain language and without legal articles.
In short
- What the guest expects. Three things, in this order.
- The deposit. Part now, the rest before arrival.
- Cancellation terms you can explain. If you cannot explain them in two sentences, the guest will not understand them either.
DPS MediaWritten by DPS Media · Published 3 September 2026
Want this for your business?We build the site, the visibility and the follow-up as one system.Book a call
What the guest expects
Three things, in this order.
He wants to know what he pays now and what later. He wants to know what happens if he cannot come. And he wants to be able to read both before filling in his details, not only in the confirmation email. A guest who cannot find that emails to ask, or books at a campsite where it is shown.
He also expects the rules to be reasonable. A deposit that does not come back when he cancels six months in advance feels like a fine. A booking that can be cancelled free of charge until the day of arrival feels pleasant to him but leaves you with empty pitches in high season. Somewhere in between is what works.
The deposit
Part now, the rest before arrival.
Most campsites ask for part of the amount at booking and the rest a number of weeks before arrival. For a short booking or a late booking you can ask for the full amount at once. Pick a fixed line and stick to it; exceptions by email are exactly what you cannot find back later.
Always explain next to the amount what it is for: it holds the pitch and covers the costs if the guest does not turn up. That one sentence removes the suspicion. And say straight away when the rest has to be paid and what happens if it is not.
Also think about what is included in the amount. Tourist tax, a dog, an extra car, bed linen: whatever appears on the bill later must have been mentioned earlier. What to put on your site about that is covered under tourist tax and campsite rules.
Cancellation terms you can explain
If you cannot explain them in two sentences, the guest will not understand them either.
Work with a few clear deadlines: cancelling up to a certain number of weeks before arrival costs a small part, after that a larger part, and just before arrival or on a no-show the full amount. Three steps is enough. Nobody reads ten steps with percentages.
Also say what is not covered. Bad weather is no reason to cancel free of charge, illness usually is not either; that is what cancellation insurance is for, and you can simply say so. Whoever reads that beforehand does not argue afterwards.
And offer an alternative. Rebooking to another period in the same season is a fine outcome for many guests and better for you than a refund. Put that explicitly in the terms, so you do not have to reinvent it every time.
If you rent out chalets or holiday homes, keep the terms for those stricter than for a pitch. An empty pitch can still be filled with a passing camper; a chalet in the summer holidays cannot. The same goes for seasonal and annual pitches: those need their own arrangement.
Where it goes on your site
In three places, in every language.
First next to the calendar, briefly: what you pay now, what later, and until when you can cancel. Second on a page of its own with the full terms, linked from every booking. Third in the confirmation email, so the guest keeps them.
On a website for campsites and holiday parks the terms belong in Dutch, German and English, and not just the summary. A German guest who reads the short version in his language and finds the full version only in Dutch hesitates precisely at the moment he wanted to book.
Let the system do the work. If you work with a booking system for your campsite, it can collect the deposit, announce the balance payment and calculate the right amount on a cancellation. Then the rules are not just on paper but are actually carried out, without you doing the sums every time.
Drawbacks and pitfalls
Where it goes wrong.
Too strict. A campsite that has everything paid at booking and refunds nothing drives the hesitant guest to a platform with lenient terms. You gain certainty and lose bookings, and you only notice the latter at the end of the season.
Too lenient. Free cancellation until just before arrival means in practice that guests book two campsites and choose later. You see a full calendar that empties out in the final week. Especially in the summer holidays that costs real money.
Hidden. Terms that can only be found through a link at the bottom of the site, or only in a pdf, count for the guest as never agreed. He has not seen them, so he does not feel bound. Put them where he reads them, and have him tick them at booking.
Different per channel. If you have more lenient terms on a platform than on your own site, the guest books there. Keep your own terms at least as favourable; direct booking on your own website must be the best choice for the guest, not only for you.
What De Helenahoeve shows
Trust in advance.
De Helenahoeve in Biervliet, a small farm campsite in Zeeuws-Vlaanderen with 4.6 on Google from more than 120 reviews, has a booking form on every page of the site, in three languages. There the guest sees what he pays and where he stands, and books directly instead of through a platform.
That produced 85 percent more direct bookings. Terms the guest understands are part of that: not the most visible part, but the one that removes the final doubt.
What AI contributes
Explaining and monitoring.
A model can answer guests' questions about paying and cancelling in Dutch, German and English, exactly according to your terms and no more generously. It can prepare the translations of your terms, keep track of balance payments and flag which guest has not paid yet or when a cancellation deadline is approaching.
What you keep doing yourself: setting the terms, deciding when to make an exception and having that conversation yourself. A guest who calls because his father is in hospital does not want an automated reply. Let the model calculate and remind; the goodwill stays yours.
In short
Clear beats strict.
A fixed deposit with an explanation, three cancellation steps, a rebooking option, all in three languages at the place where the guest books. The guest needs no more to trust you, and you need no more to be protected.
More from the knowledge base
All 27 articles in this series →Leisure
LeisureDirect booking on your website: letting the guest reserve without a detour
LeisurePlatform commission and dependence: what booking platforms cost and deliver
LeisureChoosing a booking system for your campsite without an overpriced package
LeisureACSI, Campspace and other platforms: which channel suits which campsite
LeisureSearch terms for campsites: how guests search and which words your site must carry
LeisureA multilingual website for your campsite: German and English alongside Dutch
LeisureSurroundings pages for your campsite: getting found for beach, villages and routes
LeisureReviews for your campsite: ACSI, Zoover and your own guestbook
LeisurePhotos and video of your campsite: the images that produce a booking
LeisureGlamping and safari tents: the demand is huge, this is how to offer it
LeisureRenting out a chalet through your own site: a page that produces bookings
LeisureSeasonal pitch and annual pitch: winning and keeping regular guests through your site
LeisureDog-friendly campsite: a target group that searches with intent and books direct
LeisureCampsite with children: what families look for and how to show it
LeisureOffering a motorhome pitch: motorhome travellers as an extra target group
LeisureFilling the low season: guests outside summer and what your site should say then
LeisureCampsite prices online: to show them or not, and how to make them clear
LeisureReturning guests and a newsletter: keeping regulars without a platform in between
LeisureSocial media for campsites: what works, how often, and what is a waste of time
LeisureTourist tax and campsite rules: what to make clear on your site
LeisureStarting a campsite: what to arrange online before the first guest arrives
LeisureStarting a bed and breakfast: direct bookings from the first guest
LeisureRenting out a holiday home: your own site alongside the platforms
LeisureAI for campsites: guest questions, availability and translations without the hassle
LeisureGuests from Germany: how to reach German campers and get them to book
Testimonials
We Build Your
Online Backbone
A website is the foundation. But a foundation on its own does not keep a business standing: you also need to be found, you need ads that bring in the right people and systems that catch every enquiry instead of letting it slip.
We build that whole frame. The website or webshop, the SEO and Google Ads around it, and the automation behind it: from CRM and quotes to following up on every request. Separately those parts bring little: a fine site without visitors, or visitors nobody follows up. Together they become a business that brings in customers every day.
What entrepreneurs think of that, you can read here.
Ik ben ontzettend tevreden over de samenwerking. Ze hebben met behulp van AI een groot deel van mijn systeem geautomatiseerd, waardoor ik inmiddels meerdere uren per maand bespaar. Daarnaast hebben ze ons geholpen met de werving van personeel. Dat traject loopt nog, maar we hebben nu al drie sollicitanten binnengekregen. Ook hebben ze mijn website compleet vernieuwd en mijn Google Bedrijfsprofiel opgezet en ingericht. Alles wordt professioneel aangepakt en de service is echt top. Ze denken goed mee, reageren snel en leveren gewoon goed werk. Zeker een aanrader als je je bedrijf wilt automatiseren, online beter zichtbaar wilt worden en processen slimmer wilt inrichten!
Vanaf het eerste contact ben ik ontzettend goed geholpen. De communicatie is snel, duidelijk en persoonlijk. De website is precies geworden zoals ik voor ogen had en ook de Google-marketing heeft echt gebracht wat ik nodig had. Professioneel, betrouwbaar en heel fijn om mee samen te werken. Absoluut een aanrader!
Ik ben een blije ondernemer. De zaken gaan goed. Bedankt Dikkie en Simon.
Binnen 1,5 week waren we live. We zijn nu 3,5 maand verder en hebben deze maand 43 offertes binnengehaald. Ik kan het gewoon niet geloven. Zoveel geprobeerd, zoveel partijen gehad, dit was mijn laatste adem. Dankjewel DPS.
Ik ben zeer verrast wat de kracht van AI kan betekenen voor je bedrijf! Scheelt me 20 uur per maand aan administratie. Ook zeer verrast met het resultaat dat uit SEA is gekomen en de jongens draaien het met AI. Dikkie bedankt voor een goede samenwerking en een hele lange, haha.
Simon en Dikkie denken goed mee, zijn prettig in de communicatie en komen professioneel en betrouwbaar over. Wij werken met DPS Media onder andere voor onze online marketing en SEA-campagnes. We merken dat er actief wordt meegedacht over hoe we beter vindbaar kunnen worden en hoe we meer relevante aanvragen via Google kunnen binnenhalen. Wat ik vooral waardeer is de persoonlijke aanpak, snelle communicatie en het feit dat er niet alleen naar advertenties wordt gekeken, maar ook naar het resultaat voor ons bedrijf.
Super bedrijf. Mijn hele website heb ik bij hun laten bouwen. Heel aardige mensen, top service.
De samenwerking tussen Aanvraagmachine.nl en DPS Media is vanaf de start een mega succes. DPS helpt hun klanten om maximaal online te groeien en voor een select aantal klanten bouwen we daar vanuit Aanvraagmachine.nl een complete extra leadmachine naast. Dikkie en Simon zijn beide niet weg te slaan als het gaat om hun klanten, denken continu mee en willen vooral resultaat zien. Korte lijnen, snel schakelen en geen onnodig gedoe.
Top service! Snelle website die precies past bij de klantreis van mijn bedrijf.
Super blij met het resultaat! Dankje Dikkie voor alles en tot snel.
De mannen van DPS hebben een mooie website voor mij gebouwd. Korte lijnen en snelle acties maken werken met DPS Media een feestje.
Blij met het eindresultaat. Hele goede service. Ze denken met je mee, een echte aanrader. We zijn nu 3 maanden verder en ik haal al klanten uit mijn website. Het moet nog meer worden, maar daar zijn we mee bezig!
Zeer tevreden jongens!
Wat ons is overkomen was onmenselijk, maar daar was gelukkig DPS Media. Ze hoorden ons verhaal en kwamen direct met de juiste oplossingen. We worden gehoord en wat een geweldige website hebben we nu. Bedankt Dikkie en Simon voor jullie inzet.
DPS Media heeft mijn nieuwe website gemaakt en geheel naar tevredenheid. Zeer professioneel en persoonlijk in hun manier van zaken doen. Kortom: een aanrader!
Via Instagram ben ik in contact gekomen met DPS Media. Na een prettig kennismakingsgesprek hebben zij mijn wensen goed in kaart gebracht en zijn ze gestart met het bouwen van mijn website. Het resultaat is precies zoals ik het voor ogen had. Ik ben zeer tevreden over de service, communicatie en het eindresultaat.
Ook ik kreeg een e-mail, eerst vond ik dit raar. Maar na een video-afspraak en een conceptontwerp te hebben gezien ben ik met ze in zee gegaan. Na een week was de site klaar. Alles ging per WhatsApp of bellen. Goede communicatie, kort en bondig, daar hou ik van. Vragen werden beantwoord. Ik ben super tevreden, helemaal naar mijn smaak.
Ik had een verouderde website van 10 jaar geleden. Dikkie deed mij een voorstel voor een gratis conceptontwerp, dat zag er goed uit en toen ben ik in zee gegaan met dit bedrijf. Momenteel bouwen ze nog een website voor mij. Bedankt mannen.
Ik kreeg een mailtje binnen van dit bedrijf, ze vroegen of ik een gratis conceptontwerp wilde zien voor mijn website. Ik vond dat natuurlijk prima, uiteindelijk heb ik de website gekocht en die voldoet prima. Top service Dikkie!
Ik ben ontzettend tevreden over de samenwerking. Ze hebben met behulp van AI een groot deel van mijn systeem geautomatiseerd, waardoor ik inmiddels meerdere uren per maand bespaar. Daarnaast hebben ze ons geholpen met de werving van personeel. Dat traject loopt nog, maar we hebben nu al drie sollicitanten binnengekregen. Ook hebben ze mijn website compleet vernieuwd en mijn Google Bedrijfsprofiel opgezet en ingericht. Alles wordt professioneel aangepakt en de service is echt top. Ze denken goed mee, reageren snel en leveren gewoon goed werk. Zeker een aanrader als je je bedrijf wilt automatiseren, online beter zichtbaar wilt worden en processen slimmer wilt inrichten!
Vanaf het eerste contact ben ik ontzettend goed geholpen. De communicatie is snel, duidelijk en persoonlijk. De website is precies geworden zoals ik voor ogen had en ook de Google-marketing heeft echt gebracht wat ik nodig had. Professioneel, betrouwbaar en heel fijn om mee samen te werken. Absoluut een aanrader!
Ik ben een blije ondernemer. De zaken gaan goed. Bedankt Dikkie en Simon.
Binnen 1,5 week waren we live. We zijn nu 3,5 maand verder en hebben deze maand 43 offertes binnengehaald. Ik kan het gewoon niet geloven. Zoveel geprobeerd, zoveel partijen gehad, dit was mijn laatste adem. Dankjewel DPS.
Ik ben zeer verrast wat de kracht van AI kan betekenen voor je bedrijf! Scheelt me 20 uur per maand aan administratie. Ook zeer verrast met het resultaat dat uit SEA is gekomen en de jongens draaien het met AI. Dikkie bedankt voor een goede samenwerking en een hele lange, haha.
Simon en Dikkie denken goed mee, zijn prettig in de communicatie en komen professioneel en betrouwbaar over. Wij werken met DPS Media onder andere voor onze online marketing en SEA-campagnes. We merken dat er actief wordt meegedacht over hoe we beter vindbaar kunnen worden en hoe we meer relevante aanvragen via Google kunnen binnenhalen. Wat ik vooral waardeer is de persoonlijke aanpak, snelle communicatie en het feit dat er niet alleen naar advertenties wordt gekeken, maar ook naar het resultaat voor ons bedrijf.
Super bedrijf. Mijn hele website heb ik bij hun laten bouwen. Heel aardige mensen, top service.
De samenwerking tussen Aanvraagmachine.nl en DPS Media is vanaf de start een mega succes. DPS helpt hun klanten om maximaal online te groeien en voor een select aantal klanten bouwen we daar vanuit Aanvraagmachine.nl een complete extra leadmachine naast. Dikkie en Simon zijn beide niet weg te slaan als het gaat om hun klanten, denken continu mee en willen vooral resultaat zien. Korte lijnen, snel schakelen en geen onnodig gedoe.
Top service! Snelle website die precies past bij de klantreis van mijn bedrijf.
Super blij met het resultaat! Dankje Dikkie voor alles en tot snel.
De mannen van DPS hebben een mooie website voor mij gebouwd. Korte lijnen en snelle acties maken werken met DPS Media een feestje.
Blij met het eindresultaat. Hele goede service. Ze denken met je mee, een echte aanrader. We zijn nu 3 maanden verder en ik haal al klanten uit mijn website. Het moet nog meer worden, maar daar zijn we mee bezig!
Zeer tevreden jongens!
Wat ons is overkomen was onmenselijk, maar daar was gelukkig DPS Media. Ze hoorden ons verhaal en kwamen direct met de juiste oplossingen. We worden gehoord en wat een geweldige website hebben we nu. Bedankt Dikkie en Simon voor jullie inzet.
DPS Media heeft mijn nieuwe website gemaakt en geheel naar tevredenheid. Zeer professioneel en persoonlijk in hun manier van zaken doen. Kortom: een aanrader!
Via Instagram ben ik in contact gekomen met DPS Media. Na een prettig kennismakingsgesprek hebben zij mijn wensen goed in kaart gebracht en zijn ze gestart met het bouwen van mijn website. Het resultaat is precies zoals ik het voor ogen had. Ik ben zeer tevreden over de service, communicatie en het eindresultaat.
Ook ik kreeg een e-mail, eerst vond ik dit raar. Maar na een video-afspraak en een conceptontwerp te hebben gezien ben ik met ze in zee gegaan. Na een week was de site klaar. Alles ging per WhatsApp of bellen. Goede communicatie, kort en bondig, daar hou ik van. Vragen werden beantwoord. Ik ben super tevreden, helemaal naar mijn smaak.
Ik had een verouderde website van 10 jaar geleden. Dikkie deed mij een voorstel voor een gratis conceptontwerp, dat zag er goed uit en toen ben ik in zee gegaan met dit bedrijf. Momenteel bouwen ze nog een website voor mij. Bedankt mannen.
Ik kreeg een mailtje binnen van dit bedrijf, ze vroegen of ik een gratis conceptontwerp wilde zien voor mijn website. Ik vond dat natuurlijk prima, uiteindelijk heb ik de website gekocht en die voldoet prima. Top service Dikkie!
Ik ben ontzettend tevreden over de samenwerking. Ze hebben met behulp van AI een groot deel van mijn systeem geautomatiseerd, waardoor ik inmiddels meerdere uren per maand bespaar. Daarnaast hebben ze ons geholpen met de werving van personeel. Ook hebben ze mijn website compleet vernieuwd en mijn Google Bedrijfsprofiel opgezet en ingericht. Alles wordt professioneel aangepakt en de service is echt top.
Meer dan tevreden! Vanaf het eerste contact ben ik ontzettend goed geholpen. De communicatie is snel, duidelijk en persoonlijk. De website is precies geworden zoals ik voor ogen had en ook de Google-marketing heeft echt gebracht wat ik nodig had.
Ik ben een blije ondernemer. De zaken gaan goed. Bedankt Dikkie en Simon.
Binnen 1,5 week waren we live. We zijn nu 3,5 maand verder en hebben deze maand 43 offertes binnengehaald. Ik kan het gewoon niet geloven. Zoveel geprobeerd, zoveel partijen gehad, dit was mijn laatste adem. Dankjewel DPS.
Ik ben zeer verrast wat de kracht van AI kan betekenen voor je bedrijf! Scheelt me 20 uur per maand aan administratie. Ook zeer verrast met het resultaat dat uit SEA is gekomen en de jongens draaien het met AI. Dikkie bedankt voor een goede samenwerking en een hele lange, haha.
Geweldig bedrijf, heeft met de techniek van nu (AI) mijn website voorzien van geweldige punten. Zeer fijne gasten om mee te werken.
Wij zijn ontzettend blij met onze website! Ze hebben echt supergoed hun best gedaan om precies te maken wat wij voor ogen hadden. Ze schakelen supersnel, luisteren goed naar onze wensen en denken echt met ons mee. Heel fijn om zo samen te werken, absoluut een aanrader!
Zeer tevreden over de samenwerking met DPS Media. Simon en Dikkie denken goed mee, zijn prettig in de communicatie en komen professioneel en betrouwbaar over. Wij werken met DPS Media onder andere voor onze online marketing en SEA-campagnes. We merken dat er actief wordt meegedacht over hoe we beter vindbaar kunnen worden en hoe we meer relevante aanvragen via Google kunnen binnenhalen. Wat ik vooral waardeer is de persoonlijke aanpak, snelle communicatie en het feit dat er niet alleen naar advertenties wordt gekeken, maar ook naar het resultaat voor ons bedrijf.
Super service, best bedrijf en aardige mensen.
De mannen hebben ons voorzien van een mooie site EN veel aanvragen!
Perfecte en nette websites van DPS. Door de lijnen kort te houden bouwt DPS een mooie site die je zelf kan reviewen met opmerkingen en toevoegingen.
DPS Media is een mooi jong bedrijf dat voor mijn bedrijf BHV Weesp een mooie website heeft gemaakt. Daarnaast zijn de mannen erg welwillend met aanpassingen die ik wens. Via een eigen WhatsApp-groep hebben we korte lijnen.
Website naar tevredenheid gebouwd. Snelle en goede service.
Deze mensen weten wat ze doen en zijn daar goed in. Communicatie verloopt soepel en snel.
DPS Media heeft mijn nieuwe website geheel naar tevredenheid gemaakt. Een fijne samenwerking en een passend voorstel voor mijn bedrijfsomvang. Professioneel en persoonlijk in hun manier van zaken doen. Echt een aanrader!
Ik ben ontzettend tevreden over de samenwerking. Ze hebben met behulp van AI een groot deel van mijn systeem geautomatiseerd, waardoor ik inmiddels meerdere uren per maand bespaar. Daarnaast hebben ze ons geholpen met de werving van personeel. Ook hebben ze mijn website compleet vernieuwd en mijn Google Bedrijfsprofiel opgezet en ingericht. Alles wordt professioneel aangepakt en de service is echt top.
Meer dan tevreden! Vanaf het eerste contact ben ik ontzettend goed geholpen. De communicatie is snel, duidelijk en persoonlijk. De website is precies geworden zoals ik voor ogen had en ook de Google-marketing heeft echt gebracht wat ik nodig had.
Ik ben een blije ondernemer. De zaken gaan goed. Bedankt Dikkie en Simon.
Binnen 1,5 week waren we live. We zijn nu 3,5 maand verder en hebben deze maand 43 offertes binnengehaald. Ik kan het gewoon niet geloven. Zoveel geprobeerd, zoveel partijen gehad, dit was mijn laatste adem. Dankjewel DPS.
Ik ben zeer verrast wat de kracht van AI kan betekenen voor je bedrijf! Scheelt me 20 uur per maand aan administratie. Ook zeer verrast met het resultaat dat uit SEA is gekomen en de jongens draaien het met AI. Dikkie bedankt voor een goede samenwerking en een hele lange, haha.
Geweldig bedrijf, heeft met de techniek van nu (AI) mijn website voorzien van geweldige punten. Zeer fijne gasten om mee te werken.
Wij zijn ontzettend blij met onze website! Ze hebben echt supergoed hun best gedaan om precies te maken wat wij voor ogen hadden. Ze schakelen supersnel, luisteren goed naar onze wensen en denken echt met ons mee. Heel fijn om zo samen te werken, absoluut een aanrader!
Zeer tevreden over de samenwerking met DPS Media. Simon en Dikkie denken goed mee, zijn prettig in de communicatie en komen professioneel en betrouwbaar over. Wij werken met DPS Media onder andere voor onze online marketing en SEA-campagnes. We merken dat er actief wordt meegedacht over hoe we beter vindbaar kunnen worden en hoe we meer relevante aanvragen via Google kunnen binnenhalen. Wat ik vooral waardeer is de persoonlijke aanpak, snelle communicatie en het feit dat er niet alleen naar advertenties wordt gekeken, maar ook naar het resultaat voor ons bedrijf.
Super service, best bedrijf en aardige mensen.
De mannen hebben ons voorzien van een mooie site EN veel aanvragen!
Perfecte en nette websites van DPS. Door de lijnen kort te houden bouwt DPS een mooie site die je zelf kan reviewen met opmerkingen en toevoegingen.
DPS Media is een mooi jong bedrijf dat voor mijn bedrijf BHV Weesp een mooie website heeft gemaakt. Daarnaast zijn de mannen erg welwillend met aanpassingen die ik wens. Via een eigen WhatsApp-groep hebben we korte lijnen.
Website naar tevredenheid gebouwd. Snelle en goede service.
Deze mensen weten wat ze doen en zijn daar goed in. Communicatie verloopt soepel en snel.
DPS Media heeft mijn nieuwe website geheel naar tevredenheid gemaakt. Een fijne samenwerking en een passend voorstel voor mijn bedrijfsomvang. Professioneel en persoonlijk in hun manier van zaken doen. Echt een aanrader!
Follow us
on social media