AI & automationAI & automation
Automating business processes: where do you start?
You know the feeling. The day is over and the real work is still waiting. Retyping quotes, creating invoices, calling round the planning, chasing requests. In companies with five to fifty employees, a serious amount of time goes into work every week that nobody misses once it is gone. Automating business processes sounds sensible, but the question is almost always the same: where do you start? Below is a step-by-step plan that works without a big IT project and without having to turn your whole company upside down first.
In short
- What automation actually means in practice. Automating is not the same as replacing everything with software.
- Step 1: map out your processes. Do not start with the technology, start with reality.
- Step 2: measure what it really costs. Without measurement, every choice is a matter of gut feeling.
DPS MediaWritten by DPS Media · Published 31 August 2026
Want this for your business?We build the site, the visibility and the follow-up as one system.Book a call
What automation actually means in practice
Automating is not the same as replacing everything with software. It is removing the actions a human does not need to perform. A request that lands in the right list by itself. A quote that fills itself with data already in the system. A reminder that goes out without anyone having to think of it.
So it is rarely about one big button that makes the whole business run itself. It is about dozens of small steps nobody has to do by hand any more. With workflow automation you link the steps of a process together. With AI automation you also let a model do the thinking that used to cost a person time, such as summarising a request or drafting a first version of a text. Digitising your processes is the foundation underneath: as long as something only exists on paper or in someone's head, there is nothing to automate.
Step 1: map out your processes
Do not start with the technology, start with reality. Write down what happens in your company between the first contact with a customer and the moment the invoice is paid. Not in polished terms, but literally: who does what, in what order, with which tool.
Go through that list with the people who actually do the work. In almost every company the process on paper turns out to run differently from the process in practice. There are detours, double entry and steps that once solved a problem that disappeared long ago. That is where the gain is.
Pay attention to the handover moments
Most time does not disappear into the work itself but at the transition between two people or two systems. Retyping something from an email into a spreadsheet. Sending a message to ask whether something has been done. Entering the same address details twice. Mark every moment where information is moved from one place to another.
Step 2: measure what it really costs
Without measurement, every choice is a matter of gut feeling. Take two weeks and have people record how often each task occurs and how long it takes. A simple list is enough. How many quotes do you produce per week and how many minutes does one take? How often does someone chase an open request?
Multiply the duration by the frequency and you have the real cost of that process. Business owners are often startled by the outcome, because a ten minute task that returns fifteen times a week is half a working day. This measurement has a second purpose: it is your baseline. Without a baseline you cannot show later that the automation delivered anything.
Step 3: choose where to start
Do not pick the process that is the most interesting to build, pick the one that causes the most irritation and comes back most often. It is nearly always the same kind of task: dull, repetitive, error prone and disliked by everyone.
Then ask two questions about it. Does this task always produce the same type of result? And can the rules be written down? If you can answer yes to both, this is a good first candidate. Starting with the worst job also brings your people along. That matters more than the technology, because automation nobody wants to use delivers nothing.
Which processes are well suited to automation
In small and medium sized companies the same candidates keep coming back. These six usually deliver the fastest result, precisely because they occur often and have few exceptions.
Requests, quotes and invoices
A request from your website that automatically appears in your overview, with a confirmation to the customer, saves retyping and makes sure nothing is left lying around. Quotes are largely standard: the customer details, a number of fixed blocks and a price. Invoices are simpler still, because the information is usually already recorded somewhere. Reminders for unpaid invoices belong in this group too.
Planning, follow-up and reporting
Planning lends itself well to support: who is where, what is needed, which confirmation goes to the customer. Follow-up is the biggest quiet win, because a quote that never gets a follow-up call is lost revenue. A fixed follow-up schedule that runs by itself no longer depends on discipline. And the monthly overview someone assembles by hand should by definition appear automatically.
And which processes to leave alone
Not everything has to go. Do not automate work where human judgement is the heart of the matter. A difficult conversation with a customer, a complaint, a quote for a project that has never been done this way before, a performance review: there the human assessment is the product itself.
Processes that occur only a few times a year are rarely worth the effort either. And stay away from a process where the exception is the rule. If something unusual is going on in nine out of ten cases, you end up building a system that spends most of its time correcting itself. Reducing manual work is the goal, not moving manual work somewhere else.
Step 4: start small, measure, expand
Take one process. Not three. Build the simplest version that works and let it run alongside the old way for a few weeks. That way you see where it goes wrong without bringing daily operations to a halt.
Then measure again, using the same yardstick as in step 2. Does the task take less time now? Are fewer mistakes made? Is less left undone? If the numbers are good, expand to the next process. If they are not, adjust it or stop. Stopping is not a failure but a cheap lesson.
Appoint an owner for every automation. One person responsible for making it work, who gets a notification when something jams and who knows what to do when a customer calls about something the system got wrong.
The pitfalls you want to avoid
Four mistakes are so common they are almost predictable. The first is starting too big. A plan to tackle everything at once collapses under its own complexity, and six months later there is nothing working and a lot of money gone.
The second is automating a bad process. If the order of the steps is wrong, automation only makes it go wrong faster. Repair the process first, automate it afterwards. The third is appointing no owner, so nobody steps in when something falters and trust is gone within a month. The fourth is not measuring beforehand. Without a baseline, every discussion about the result becomes a matter of opinion.
And then the pitfall of the technology itself. The question is never which package looks best, but which problem you are solving. The benefits of automating business processes are concrete: less retyping, fewer forgotten follow-ups, faster quotes and more time for the work that actually earns money. Start with the one task that makes everyone grumpy, measure what it costs and build the first step there.
This is the starting point of any AI automation plan: first know where the time goes, only then choose what to tackle.
More from the knowledge base
All 27 articles in this series →AI & automation
AI & automationWhat is an AI agent and what can it do for your business?
AI & automationAutomating your admin: invoices, quotes and time tracking
AI & automationFrom enquiry to job: automating your lead follow-up
AI & automationAn AI chatbot on your website: when does it work and when does it not?
AI & automationZapier, Make or custom software: which automation fits your business?
AI & automationWhat is n8n and what can you use it for in your business?
AI & automationMicrosoft Copilot for small business: where does it really save time?
AI & automationThe ChatGPT API: putting a language model to work inside your own system
AI & automationWhat is a webhook? A plain explanation, with an example
AI & automationBuilding your own AI agent: what such a project really looks like
AI & automationHaving an API connection built: what to know beforehand
AI & automationChoosing a CRM system without getting stuck in the demo carousel
AI & automationBuilding a customer portal: when your own client area pays off
AI & automationStaff planning software: from spreadsheet to a schedule that holds up
AI & automationWork order app: from a note in the van to an invoice the same day
AI & automationTime tracking for freelancers: the problem is not writing, it is forgetting
AI & automationQuoting software for construction: faster quotes and real follow-up
AI & automationWhatsApp Business API: what it is and when it pays off
AI & automationAI receptionist: who answers when everyone is out working?
AI & automationMarketing automation for smaller firms: start with three flows
AI & automationSpeech to text at work: from a spoken note to a work order
AI & automationThe AI Act explained: what the European AI rules mean for small business
AI & automationAI hallucinations: why AI makes things up and how to stop it
AI & automationAI in construction: where it already works in the back office
AI & automationAI in healthcare: the admin, not the treatment
Testimonials
We Build Your
Online Backbone
A website is the foundation. But a foundation on its own does not keep a business standing: you also need to be found, you need ads that bring in the right people and systems that catch every enquiry instead of letting it slip.
We build that whole frame. The website or webshop, the SEO and Google Ads around it, and the automation behind it: from CRM and quotes to following up on every request. Separately those parts bring little: a fine site without visitors, or visitors nobody follows up. Together they become a business that brings in customers every day.
What entrepreneurs think of that, you can read here.
Ik ben ontzettend tevreden over de samenwerking. Ze hebben met behulp van AI een groot deel van mijn systeem geautomatiseerd, waardoor ik inmiddels meerdere uren per maand bespaar. Daarnaast hebben ze ons geholpen met de werving van personeel. Dat traject loopt nog, maar we hebben nu al drie sollicitanten binnengekregen. Ook hebben ze mijn website compleet vernieuwd en mijn Google Bedrijfsprofiel opgezet en ingericht. Alles wordt professioneel aangepakt en de service is echt top. Ze denken goed mee, reageren snel en leveren gewoon goed werk. Zeker een aanrader als je je bedrijf wilt automatiseren, online beter zichtbaar wilt worden en processen slimmer wilt inrichten!
Vanaf het eerste contact ben ik ontzettend goed geholpen. De communicatie is snel, duidelijk en persoonlijk. De website is precies geworden zoals ik voor ogen had en ook de Google-marketing heeft echt gebracht wat ik nodig had. Professioneel, betrouwbaar en heel fijn om mee samen te werken. Absoluut een aanrader!
Ik ben een blije ondernemer. De zaken gaan goed. Bedankt Dikkie en Simon.
Binnen 1,5 week waren we live. We zijn nu 3,5 maand verder en hebben deze maand 43 offertes binnengehaald. Ik kan het gewoon niet geloven. Zoveel geprobeerd, zoveel partijen gehad, dit was mijn laatste adem. Dankjewel DPS.
Ik ben zeer verrast wat de kracht van AI kan betekenen voor je bedrijf! Scheelt me 20 uur per maand aan administratie. Ook zeer verrast met het resultaat dat uit SEA is gekomen en de jongens draaien het met AI. Dikkie bedankt voor een goede samenwerking en een hele lange, haha.
Simon en Dikkie denken goed mee, zijn prettig in de communicatie en komen professioneel en betrouwbaar over. Wij werken met DPS Media onder andere voor onze online marketing en SEA-campagnes. We merken dat er actief wordt meegedacht over hoe we beter vindbaar kunnen worden en hoe we meer relevante aanvragen via Google kunnen binnenhalen. Wat ik vooral waardeer is de persoonlijke aanpak, snelle communicatie en het feit dat er niet alleen naar advertenties wordt gekeken, maar ook naar het resultaat voor ons bedrijf.
Super bedrijf. Mijn hele website heb ik bij hun laten bouwen. Heel aardige mensen, top service.
De samenwerking tussen Aanvraagmachine.nl en DPS Media is vanaf de start een mega succes. DPS helpt hun klanten om maximaal online te groeien en voor een select aantal klanten bouwen we daar vanuit Aanvraagmachine.nl een complete extra leadmachine naast. Dikkie en Simon zijn beide niet weg te slaan als het gaat om hun klanten, denken continu mee en willen vooral resultaat zien. Korte lijnen, snel schakelen en geen onnodig gedoe.
Top service! Snelle website die precies past bij de klantreis van mijn bedrijf.
Super blij met het resultaat! Dankje Dikkie voor alles en tot snel.
De mannen van DPS hebben een mooie website voor mij gebouwd. Korte lijnen en snelle acties maken werken met DPS Media een feestje.
Blij met het eindresultaat. Hele goede service. Ze denken met je mee, een echte aanrader. We zijn nu 3 maanden verder en ik haal al klanten uit mijn website. Het moet nog meer worden, maar daar zijn we mee bezig!
Zeer tevreden jongens!
Wat ons is overkomen was onmenselijk, maar daar was gelukkig DPS Media. Ze hoorden ons verhaal en kwamen direct met de juiste oplossingen. We worden gehoord en wat een geweldige website hebben we nu. Bedankt Dikkie en Simon voor jullie inzet.
DPS Media heeft mijn nieuwe website gemaakt en geheel naar tevredenheid. Zeer professioneel en persoonlijk in hun manier van zaken doen. Kortom: een aanrader!
Via Instagram ben ik in contact gekomen met DPS Media. Na een prettig kennismakingsgesprek hebben zij mijn wensen goed in kaart gebracht en zijn ze gestart met het bouwen van mijn website. Het resultaat is precies zoals ik het voor ogen had. Ik ben zeer tevreden over de service, communicatie en het eindresultaat.
Ook ik kreeg een e-mail, eerst vond ik dit raar. Maar na een video-afspraak en een conceptontwerp te hebben gezien ben ik met ze in zee gegaan. Na een week was de site klaar. Alles ging per WhatsApp of bellen. Goede communicatie, kort en bondig, daar hou ik van. Vragen werden beantwoord. Ik ben super tevreden, helemaal naar mijn smaak.
Ik had een verouderde website van 10 jaar geleden. Dikkie deed mij een voorstel voor een gratis conceptontwerp, dat zag er goed uit en toen ben ik in zee gegaan met dit bedrijf. Momenteel bouwen ze nog een website voor mij. Bedankt mannen.
Ik kreeg een mailtje binnen van dit bedrijf, ze vroegen of ik een gratis conceptontwerp wilde zien voor mijn website. Ik vond dat natuurlijk prima, uiteindelijk heb ik de website gekocht en die voldoet prima. Top service Dikkie!
Ik ben ontzettend tevreden over de samenwerking. Ze hebben met behulp van AI een groot deel van mijn systeem geautomatiseerd, waardoor ik inmiddels meerdere uren per maand bespaar. Daarnaast hebben ze ons geholpen met de werving van personeel. Dat traject loopt nog, maar we hebben nu al drie sollicitanten binnengekregen. Ook hebben ze mijn website compleet vernieuwd en mijn Google Bedrijfsprofiel opgezet en ingericht. Alles wordt professioneel aangepakt en de service is echt top. Ze denken goed mee, reageren snel en leveren gewoon goed werk. Zeker een aanrader als je je bedrijf wilt automatiseren, online beter zichtbaar wilt worden en processen slimmer wilt inrichten!
Vanaf het eerste contact ben ik ontzettend goed geholpen. De communicatie is snel, duidelijk en persoonlijk. De website is precies geworden zoals ik voor ogen had en ook de Google-marketing heeft echt gebracht wat ik nodig had. Professioneel, betrouwbaar en heel fijn om mee samen te werken. Absoluut een aanrader!
Ik ben een blije ondernemer. De zaken gaan goed. Bedankt Dikkie en Simon.
Binnen 1,5 week waren we live. We zijn nu 3,5 maand verder en hebben deze maand 43 offertes binnengehaald. Ik kan het gewoon niet geloven. Zoveel geprobeerd, zoveel partijen gehad, dit was mijn laatste adem. Dankjewel DPS.
Ik ben zeer verrast wat de kracht van AI kan betekenen voor je bedrijf! Scheelt me 20 uur per maand aan administratie. Ook zeer verrast met het resultaat dat uit SEA is gekomen en de jongens draaien het met AI. Dikkie bedankt voor een goede samenwerking en een hele lange, haha.
Simon en Dikkie denken goed mee, zijn prettig in de communicatie en komen professioneel en betrouwbaar over. Wij werken met DPS Media onder andere voor onze online marketing en SEA-campagnes. We merken dat er actief wordt meegedacht over hoe we beter vindbaar kunnen worden en hoe we meer relevante aanvragen via Google kunnen binnenhalen. Wat ik vooral waardeer is de persoonlijke aanpak, snelle communicatie en het feit dat er niet alleen naar advertenties wordt gekeken, maar ook naar het resultaat voor ons bedrijf.
Super bedrijf. Mijn hele website heb ik bij hun laten bouwen. Heel aardige mensen, top service.
De samenwerking tussen Aanvraagmachine.nl en DPS Media is vanaf de start een mega succes. DPS helpt hun klanten om maximaal online te groeien en voor een select aantal klanten bouwen we daar vanuit Aanvraagmachine.nl een complete extra leadmachine naast. Dikkie en Simon zijn beide niet weg te slaan als het gaat om hun klanten, denken continu mee en willen vooral resultaat zien. Korte lijnen, snel schakelen en geen onnodig gedoe.
Top service! Snelle website die precies past bij de klantreis van mijn bedrijf.
Super blij met het resultaat! Dankje Dikkie voor alles en tot snel.
De mannen van DPS hebben een mooie website voor mij gebouwd. Korte lijnen en snelle acties maken werken met DPS Media een feestje.
Blij met het eindresultaat. Hele goede service. Ze denken met je mee, een echte aanrader. We zijn nu 3 maanden verder en ik haal al klanten uit mijn website. Het moet nog meer worden, maar daar zijn we mee bezig!
Zeer tevreden jongens!
Wat ons is overkomen was onmenselijk, maar daar was gelukkig DPS Media. Ze hoorden ons verhaal en kwamen direct met de juiste oplossingen. We worden gehoord en wat een geweldige website hebben we nu. Bedankt Dikkie en Simon voor jullie inzet.
DPS Media heeft mijn nieuwe website gemaakt en geheel naar tevredenheid. Zeer professioneel en persoonlijk in hun manier van zaken doen. Kortom: een aanrader!
Via Instagram ben ik in contact gekomen met DPS Media. Na een prettig kennismakingsgesprek hebben zij mijn wensen goed in kaart gebracht en zijn ze gestart met het bouwen van mijn website. Het resultaat is precies zoals ik het voor ogen had. Ik ben zeer tevreden over de service, communicatie en het eindresultaat.
Ook ik kreeg een e-mail, eerst vond ik dit raar. Maar na een video-afspraak en een conceptontwerp te hebben gezien ben ik met ze in zee gegaan. Na een week was de site klaar. Alles ging per WhatsApp of bellen. Goede communicatie, kort en bondig, daar hou ik van. Vragen werden beantwoord. Ik ben super tevreden, helemaal naar mijn smaak.
Ik had een verouderde website van 10 jaar geleden. Dikkie deed mij een voorstel voor een gratis conceptontwerp, dat zag er goed uit en toen ben ik in zee gegaan met dit bedrijf. Momenteel bouwen ze nog een website voor mij. Bedankt mannen.
Ik kreeg een mailtje binnen van dit bedrijf, ze vroegen of ik een gratis conceptontwerp wilde zien voor mijn website. Ik vond dat natuurlijk prima, uiteindelijk heb ik de website gekocht en die voldoet prima. Top service Dikkie!
Ik ben ontzettend tevreden over de samenwerking. Ze hebben met behulp van AI een groot deel van mijn systeem geautomatiseerd, waardoor ik inmiddels meerdere uren per maand bespaar. Daarnaast hebben ze ons geholpen met de werving van personeel. Ook hebben ze mijn website compleet vernieuwd en mijn Google Bedrijfsprofiel opgezet en ingericht. Alles wordt professioneel aangepakt en de service is echt top.
Meer dan tevreden! Vanaf het eerste contact ben ik ontzettend goed geholpen. De communicatie is snel, duidelijk en persoonlijk. De website is precies geworden zoals ik voor ogen had en ook de Google-marketing heeft echt gebracht wat ik nodig had.
Ik ben een blije ondernemer. De zaken gaan goed. Bedankt Dikkie en Simon.
Binnen 1,5 week waren we live. We zijn nu 3,5 maand verder en hebben deze maand 43 offertes binnengehaald. Ik kan het gewoon niet geloven. Zoveel geprobeerd, zoveel partijen gehad, dit was mijn laatste adem. Dankjewel DPS.
Ik ben zeer verrast wat de kracht van AI kan betekenen voor je bedrijf! Scheelt me 20 uur per maand aan administratie. Ook zeer verrast met het resultaat dat uit SEA is gekomen en de jongens draaien het met AI. Dikkie bedankt voor een goede samenwerking en een hele lange, haha.
Geweldig bedrijf, heeft met de techniek van nu (AI) mijn website voorzien van geweldige punten. Zeer fijne gasten om mee te werken.
Wij zijn ontzettend blij met onze website! Ze hebben echt supergoed hun best gedaan om precies te maken wat wij voor ogen hadden. Ze schakelen supersnel, luisteren goed naar onze wensen en denken echt met ons mee. Heel fijn om zo samen te werken, absoluut een aanrader!
Zeer tevreden over de samenwerking met DPS Media. Simon en Dikkie denken goed mee, zijn prettig in de communicatie en komen professioneel en betrouwbaar over. Wij werken met DPS Media onder andere voor onze online marketing en SEA-campagnes. We merken dat er actief wordt meegedacht over hoe we beter vindbaar kunnen worden en hoe we meer relevante aanvragen via Google kunnen binnenhalen. Wat ik vooral waardeer is de persoonlijke aanpak, snelle communicatie en het feit dat er niet alleen naar advertenties wordt gekeken, maar ook naar het resultaat voor ons bedrijf.
Super service, best bedrijf en aardige mensen.
De mannen hebben ons voorzien van een mooie site EN veel aanvragen!
Perfecte en nette websites van DPS. Door de lijnen kort te houden bouwt DPS een mooie site die je zelf kan reviewen met opmerkingen en toevoegingen.
DPS Media is een mooi jong bedrijf dat voor mijn bedrijf BHV Weesp een mooie website heeft gemaakt. Daarnaast zijn de mannen erg welwillend met aanpassingen die ik wens. Via een eigen WhatsApp-groep hebben we korte lijnen.
Website naar tevredenheid gebouwd. Snelle en goede service.
Deze mensen weten wat ze doen en zijn daar goed in. Communicatie verloopt soepel en snel.
DPS Media heeft mijn nieuwe website geheel naar tevredenheid gemaakt. Een fijne samenwerking en een passend voorstel voor mijn bedrijfsomvang. Professioneel en persoonlijk in hun manier van zaken doen. Echt een aanrader!
Ik ben ontzettend tevreden over de samenwerking. Ze hebben met behulp van AI een groot deel van mijn systeem geautomatiseerd, waardoor ik inmiddels meerdere uren per maand bespaar. Daarnaast hebben ze ons geholpen met de werving van personeel. Ook hebben ze mijn website compleet vernieuwd en mijn Google Bedrijfsprofiel opgezet en ingericht. Alles wordt professioneel aangepakt en de service is echt top.
Meer dan tevreden! Vanaf het eerste contact ben ik ontzettend goed geholpen. De communicatie is snel, duidelijk en persoonlijk. De website is precies geworden zoals ik voor ogen had en ook de Google-marketing heeft echt gebracht wat ik nodig had.
Ik ben een blije ondernemer. De zaken gaan goed. Bedankt Dikkie en Simon.
Binnen 1,5 week waren we live. We zijn nu 3,5 maand verder en hebben deze maand 43 offertes binnengehaald. Ik kan het gewoon niet geloven. Zoveel geprobeerd, zoveel partijen gehad, dit was mijn laatste adem. Dankjewel DPS.
Ik ben zeer verrast wat de kracht van AI kan betekenen voor je bedrijf! Scheelt me 20 uur per maand aan administratie. Ook zeer verrast met het resultaat dat uit SEA is gekomen en de jongens draaien het met AI. Dikkie bedankt voor een goede samenwerking en een hele lange, haha.
Geweldig bedrijf, heeft met de techniek van nu (AI) mijn website voorzien van geweldige punten. Zeer fijne gasten om mee te werken.
Wij zijn ontzettend blij met onze website! Ze hebben echt supergoed hun best gedaan om precies te maken wat wij voor ogen hadden. Ze schakelen supersnel, luisteren goed naar onze wensen en denken echt met ons mee. Heel fijn om zo samen te werken, absoluut een aanrader!
Zeer tevreden over de samenwerking met DPS Media. Simon en Dikkie denken goed mee, zijn prettig in de communicatie en komen professioneel en betrouwbaar over. Wij werken met DPS Media onder andere voor onze online marketing en SEA-campagnes. We merken dat er actief wordt meegedacht over hoe we beter vindbaar kunnen worden en hoe we meer relevante aanvragen via Google kunnen binnenhalen. Wat ik vooral waardeer is de persoonlijke aanpak, snelle communicatie en het feit dat er niet alleen naar advertenties wordt gekeken, maar ook naar het resultaat voor ons bedrijf.
Super service, best bedrijf en aardige mensen.
De mannen hebben ons voorzien van een mooie site EN veel aanvragen!
Perfecte en nette websites van DPS. Door de lijnen kort te houden bouwt DPS een mooie site die je zelf kan reviewen met opmerkingen en toevoegingen.
DPS Media is een mooi jong bedrijf dat voor mijn bedrijf BHV Weesp een mooie website heeft gemaakt. Daarnaast zijn de mannen erg welwillend met aanpassingen die ik wens. Via een eigen WhatsApp-groep hebben we korte lijnen.
Website naar tevredenheid gebouwd. Snelle en goede service.
Deze mensen weten wat ze doen en zijn daar goed in. Communicatie verloopt soepel en snel.
DPS Media heeft mijn nieuwe website geheel naar tevredenheid gemaakt. Een fijne samenwerking en een passend voorstel voor mijn bedrijfsomvang. Professioneel en persoonlijk in hun manier van zaken doen. Echt een aanrader!
Follow us
on social media