AI & automationAI & automation
The AI Act explained: what the European AI rules mean for small business
Europe has set rules for artificial intelligence. In everyday conversation it is called the AI Act. The rules take effect in phases and that makes a lot of business owners nervous. Do I now have to keep a file because my chatbot answers customer questions? Am I still allowed to use AI to draft quotes? In this article you will read in plain language what the AI legislation means in practice for an ordinary small business. One important note first: this is an explanation, not legal advice. If you have doubts about your own situation, put it to your own lawyer.
In short
- What the AI Act is really about. The core is simpler than the size of the text suggests.
- Risk levels in plain language. The rules sort applications by risk.
- Why most small business uses are light. Look at what you actually do.
DPS MediaWritten by DPS Media · Published 31 August 2026
Want this for your business?We build the site, the visibility and the follow-up as one system.Book a call
What the AI Act is really about
The core is simpler than the size of the text suggests. Europe does not look at the technology but at what you do with it. The same software can be harmless in one use and heavily regulated in another. A language model that drafts an email is treated differently from the same model deciding who gets a job.
That is the most important step in thinking. The question is not which AI package you use, but which decision hangs on it and who suffers if it goes wrong. The bigger the consequences for a person, the heavier the requirements.
Risk levels in plain language
The rules sort applications by risk. You can picture four buckets, from heavy to light.
What is not allowed at all
The heaviest bucket is a ban. It holds uses Europe considers unacceptable, such as scoring people on their behaviour or manipulating behaviour covertly. For a builder, an installation firm or a consultancy this is rarely relevant. You do not end up there by accident.
High risk
Below that sits a category with strict requirements: documentation, human oversight, demonstrable quality. These are uses that cut deep into someone's life. Think of decisions about work, education, credit or access to essential services. An average small business does not land here easily either, but there is one exception you should know about. See the chapter on staff further down.
Limited risk: be open
This bucket touches small business most often. It covers uses where a person needs to know they are dealing with AI. A chatbot on your website is the textbook example. The requirement is light and logical: be open about it. Do not hide it.
Minimal risk
The largest group. Summarising text, drafting a first version, sorting photos, preparing a schedule. No separate AI requirements apply here. What does apply is everything that always applied: data protection law, your agreements with customers and simply doing good work.
Why most small business uses are light
Look at what you actually do. You have a model draft a quote text that you then check. You put a chatbot on your site for opening hours and delivery times. You let an AI agent sort incoming requests and assign them to the right colleague. You have software read receipts to make automating your administration easier.
In every one of those cases the software prepares and a person decides. Nobody is rejected, nobody gets a lower score and nobody is judged. That is exactly why this kind of work falls in the lighter categories. Anyone who wants to automate business processes to win back time on repetitive work almost always sits in that quiet part of the rules.
How it differs from data protection law
This is where most confusion starts. Data protection law and the AI rules are two different things that sit side by side. They do not replace each other.
Data protection law looks at data
It is about personal data. Which data do you process, why are you allowed to, how long do you keep it, who can reach it and what do you do after a breach. The moment a customer name, an address or a phone number passes through your AI system, those rules apply. That was already the case and it stays that way. AI does not create a new category, only a new place where your data travels.
The AI Act looks at the application
The AI rules are about the system and its consequences. They apply even when no personal data is involved at all. A model that only processes technical measurements falls outside data protection law but can still fall under the AI rules.
Four things to arrange regardless
Whatever category you fall in, these are the points that go wrong in practice. They cost little time and save a lot of trouble later.
Know which data goes in
Make a simple list. Which systems use AI, which data goes in, where is the supplier based and how long is it kept. Pay particular attention to connections you built yourself with a connector tool, because information sometimes travels further there than you think.
Be transparent that AI is involved
If a customer is talking to a chatbot, say it is a digital assistant. If a system sends an automatic reply to a request, be open about it. This is not an extra burden, it is simply decent.
Make sure a person can undo it
Every automated step must be stoppable and reversible by a person. Someone has to be able to get in, see what happened and intervene. Especially with a direct API connection that runs on into your other systems, you want an emergency brake and a log. Without a log you cannot tell afterwards what happened.
Make agreements with your supplier
You almost always use somebody else's software. Ask for a data processing agreement, ask where the processing takes place and put in writing that your data is not used to train models. Also ask what the supplier does to meet the European rules. A party that cannot explain that is a risk.
Where it does get heavier for small business
There is one place where an ordinary company unexpectedly ends up in a heavier category: staff. AI that helps decide who you hire, who gets promoted, who gets which appraisal or who is made redundant is treated more strictly. That includes using only a filter for application letters.
Be careful here. Let AI do preparatory work at most, such as sorting or summarising, and let a person make and explain every rejection. If you want more than that, get advice before you set it up.
A practical checklist
This list does not automatically make you compliant. It is a starting point to have a sharper conversation, internally and with your adviser.
Six questions to answer
Where do we use AI and who is responsible for it. Which data goes in. Does the system decide something about a person or does it only prepare. Do customers know AI is involved. Who can intervene and how. What does the supplier contract say.
Three things to record
A short list of your AI applications. One paragraph per application on what it does and who checks it. The supplier agreements, in a folder where you can find them again.
Where do you start?
Do not start with the legal text, start with your own company. Spend a week tracing where AI sits in your process. Put those applications on a single sheet and judge each one on who suffers if it goes wrong.
If nothing on the list decides about people, then transparency, a log and solid supplier agreements take you a long way. If you take a new step, for example automating your lead follow up, build those questions into the design straight away. Adding them afterwards always costs more work than starting properly.
And to repeat: using AI responsibly is mostly just careful work. Knowing what you do, being open about what you do, and keeping a person accountable. For a legal judgement on your specific situation, bring in your own lawyer.
The rules are no reason to wait; they only shape how you set up AI automation and what you record about it.
More from the knowledge base
All 27 articles in this series →AI & automation
AI & automationWhat is an AI agent and what can it do for your business?
AI & automationAutomating business processes: where do you start?
AI & automationAutomating your admin: invoices, quotes and time tracking
AI & automationFrom enquiry to job: automating your lead follow-up
AI & automationAn AI chatbot on your website: when does it work and when does it not?
AI & automationZapier, Make or custom software: which automation fits your business?
AI & automationWhat is n8n and what can you use it for in your business?
AI & automationMicrosoft Copilot for small business: where does it really save time?
AI & automationThe ChatGPT API: putting a language model to work inside your own system
AI & automationWhat is a webhook? A plain explanation, with an example
AI & automationBuilding your own AI agent: what such a project really looks like
AI & automationHaving an API connection built: what to know beforehand
AI & automationChoosing a CRM system without getting stuck in the demo carousel
AI & automationBuilding a customer portal: when your own client area pays off
AI & automationStaff planning software: from spreadsheet to a schedule that holds up
AI & automationWork order app: from a note in the van to an invoice the same day
AI & automationTime tracking for freelancers: the problem is not writing, it is forgetting
AI & automationQuoting software for construction: faster quotes and real follow-up
AI & automationWhatsApp Business API: what it is and when it pays off
AI & automationAI receptionist: who answers when everyone is out working?
AI & automationMarketing automation for smaller firms: start with three flows
AI & automationSpeech to text at work: from a spoken note to a work order
AI & automationAI hallucinations: why AI makes things up and how to stop it
AI & automationAI in construction: where it already works in the back office
AI & automationAI in healthcare: the admin, not the treatment
Testimonials
We Build Your
Online Backbone
A website is the foundation. But a foundation on its own does not keep a business standing: you also need to be found, you need ads that bring in the right people and systems that catch every enquiry instead of letting it slip.
We build that whole frame. The website or webshop, the SEO and Google Ads around it, and the automation behind it: from CRM and quotes to following up on every request. Separately those parts bring little: a fine site without visitors, or visitors nobody follows up. Together they become a business that brings in customers every day.
What entrepreneurs think of that, you can read here.
Ik ben ontzettend tevreden over de samenwerking. Ze hebben met behulp van AI een groot deel van mijn systeem geautomatiseerd, waardoor ik inmiddels meerdere uren per maand bespaar. Daarnaast hebben ze ons geholpen met de werving van personeel. Dat traject loopt nog, maar we hebben nu al drie sollicitanten binnengekregen. Ook hebben ze mijn website compleet vernieuwd en mijn Google Bedrijfsprofiel opgezet en ingericht. Alles wordt professioneel aangepakt en de service is echt top. Ze denken goed mee, reageren snel en leveren gewoon goed werk. Zeker een aanrader als je je bedrijf wilt automatiseren, online beter zichtbaar wilt worden en processen slimmer wilt inrichten!
Vanaf het eerste contact ben ik ontzettend goed geholpen. De communicatie is snel, duidelijk en persoonlijk. De website is precies geworden zoals ik voor ogen had en ook de Google-marketing heeft echt gebracht wat ik nodig had. Professioneel, betrouwbaar en heel fijn om mee samen te werken. Absoluut een aanrader!
Ik ben een blije ondernemer. De zaken gaan goed. Bedankt Dikkie en Simon.
Binnen 1,5 week waren we live. We zijn nu 3,5 maand verder en hebben deze maand 43 offertes binnengehaald. Ik kan het gewoon niet geloven. Zoveel geprobeerd, zoveel partijen gehad, dit was mijn laatste adem. Dankjewel DPS.
Ik ben zeer verrast wat de kracht van AI kan betekenen voor je bedrijf! Scheelt me 20 uur per maand aan administratie. Ook zeer verrast met het resultaat dat uit SEA is gekomen en de jongens draaien het met AI. Dikkie bedankt voor een goede samenwerking en een hele lange, haha.
Simon en Dikkie denken goed mee, zijn prettig in de communicatie en komen professioneel en betrouwbaar over. Wij werken met DPS Media onder andere voor onze online marketing en SEA-campagnes. We merken dat er actief wordt meegedacht over hoe we beter vindbaar kunnen worden en hoe we meer relevante aanvragen via Google kunnen binnenhalen. Wat ik vooral waardeer is de persoonlijke aanpak, snelle communicatie en het feit dat er niet alleen naar advertenties wordt gekeken, maar ook naar het resultaat voor ons bedrijf.
Super bedrijf. Mijn hele website heb ik bij hun laten bouwen. Heel aardige mensen, top service.
De samenwerking tussen Aanvraagmachine.nl en DPS Media is vanaf de start een mega succes. DPS helpt hun klanten om maximaal online te groeien en voor een select aantal klanten bouwen we daar vanuit Aanvraagmachine.nl een complete extra leadmachine naast. Dikkie en Simon zijn beide niet weg te slaan als het gaat om hun klanten, denken continu mee en willen vooral resultaat zien. Korte lijnen, snel schakelen en geen onnodig gedoe.
Top service! Snelle website die precies past bij de klantreis van mijn bedrijf.
Super blij met het resultaat! Dankje Dikkie voor alles en tot snel.
De mannen van DPS hebben een mooie website voor mij gebouwd. Korte lijnen en snelle acties maken werken met DPS Media een feestje.
Blij met het eindresultaat. Hele goede service. Ze denken met je mee, een echte aanrader. We zijn nu 3 maanden verder en ik haal al klanten uit mijn website. Het moet nog meer worden, maar daar zijn we mee bezig!
Zeer tevreden jongens!
Wat ons is overkomen was onmenselijk, maar daar was gelukkig DPS Media. Ze hoorden ons verhaal en kwamen direct met de juiste oplossingen. We worden gehoord en wat een geweldige website hebben we nu. Bedankt Dikkie en Simon voor jullie inzet.
DPS Media heeft mijn nieuwe website gemaakt en geheel naar tevredenheid. Zeer professioneel en persoonlijk in hun manier van zaken doen. Kortom: een aanrader!
Via Instagram ben ik in contact gekomen met DPS Media. Na een prettig kennismakingsgesprek hebben zij mijn wensen goed in kaart gebracht en zijn ze gestart met het bouwen van mijn website. Het resultaat is precies zoals ik het voor ogen had. Ik ben zeer tevreden over de service, communicatie en het eindresultaat.
Ook ik kreeg een e-mail, eerst vond ik dit raar. Maar na een video-afspraak en een conceptontwerp te hebben gezien ben ik met ze in zee gegaan. Na een week was de site klaar. Alles ging per WhatsApp of bellen. Goede communicatie, kort en bondig, daar hou ik van. Vragen werden beantwoord. Ik ben super tevreden, helemaal naar mijn smaak.
Ik had een verouderde website van 10 jaar geleden. Dikkie deed mij een voorstel voor een gratis conceptontwerp, dat zag er goed uit en toen ben ik in zee gegaan met dit bedrijf. Momenteel bouwen ze nog een website voor mij. Bedankt mannen.
Ik kreeg een mailtje binnen van dit bedrijf, ze vroegen of ik een gratis conceptontwerp wilde zien voor mijn website. Ik vond dat natuurlijk prima, uiteindelijk heb ik de website gekocht en die voldoet prima. Top service Dikkie!
Ik ben ontzettend tevreden over de samenwerking. Ze hebben met behulp van AI een groot deel van mijn systeem geautomatiseerd, waardoor ik inmiddels meerdere uren per maand bespaar. Daarnaast hebben ze ons geholpen met de werving van personeel. Dat traject loopt nog, maar we hebben nu al drie sollicitanten binnengekregen. Ook hebben ze mijn website compleet vernieuwd en mijn Google Bedrijfsprofiel opgezet en ingericht. Alles wordt professioneel aangepakt en de service is echt top. Ze denken goed mee, reageren snel en leveren gewoon goed werk. Zeker een aanrader als je je bedrijf wilt automatiseren, online beter zichtbaar wilt worden en processen slimmer wilt inrichten!
Vanaf het eerste contact ben ik ontzettend goed geholpen. De communicatie is snel, duidelijk en persoonlijk. De website is precies geworden zoals ik voor ogen had en ook de Google-marketing heeft echt gebracht wat ik nodig had. Professioneel, betrouwbaar en heel fijn om mee samen te werken. Absoluut een aanrader!
Ik ben een blije ondernemer. De zaken gaan goed. Bedankt Dikkie en Simon.
Binnen 1,5 week waren we live. We zijn nu 3,5 maand verder en hebben deze maand 43 offertes binnengehaald. Ik kan het gewoon niet geloven. Zoveel geprobeerd, zoveel partijen gehad, dit was mijn laatste adem. Dankjewel DPS.
Ik ben zeer verrast wat de kracht van AI kan betekenen voor je bedrijf! Scheelt me 20 uur per maand aan administratie. Ook zeer verrast met het resultaat dat uit SEA is gekomen en de jongens draaien het met AI. Dikkie bedankt voor een goede samenwerking en een hele lange, haha.
Simon en Dikkie denken goed mee, zijn prettig in de communicatie en komen professioneel en betrouwbaar over. Wij werken met DPS Media onder andere voor onze online marketing en SEA-campagnes. We merken dat er actief wordt meegedacht over hoe we beter vindbaar kunnen worden en hoe we meer relevante aanvragen via Google kunnen binnenhalen. Wat ik vooral waardeer is de persoonlijke aanpak, snelle communicatie en het feit dat er niet alleen naar advertenties wordt gekeken, maar ook naar het resultaat voor ons bedrijf.
Super bedrijf. Mijn hele website heb ik bij hun laten bouwen. Heel aardige mensen, top service.
De samenwerking tussen Aanvraagmachine.nl en DPS Media is vanaf de start een mega succes. DPS helpt hun klanten om maximaal online te groeien en voor een select aantal klanten bouwen we daar vanuit Aanvraagmachine.nl een complete extra leadmachine naast. Dikkie en Simon zijn beide niet weg te slaan als het gaat om hun klanten, denken continu mee en willen vooral resultaat zien. Korte lijnen, snel schakelen en geen onnodig gedoe.
Top service! Snelle website die precies past bij de klantreis van mijn bedrijf.
Super blij met het resultaat! Dankje Dikkie voor alles en tot snel.
De mannen van DPS hebben een mooie website voor mij gebouwd. Korte lijnen en snelle acties maken werken met DPS Media een feestje.
Blij met het eindresultaat. Hele goede service. Ze denken met je mee, een echte aanrader. We zijn nu 3 maanden verder en ik haal al klanten uit mijn website. Het moet nog meer worden, maar daar zijn we mee bezig!
Zeer tevreden jongens!
Wat ons is overkomen was onmenselijk, maar daar was gelukkig DPS Media. Ze hoorden ons verhaal en kwamen direct met de juiste oplossingen. We worden gehoord en wat een geweldige website hebben we nu. Bedankt Dikkie en Simon voor jullie inzet.
DPS Media heeft mijn nieuwe website gemaakt en geheel naar tevredenheid. Zeer professioneel en persoonlijk in hun manier van zaken doen. Kortom: een aanrader!
Via Instagram ben ik in contact gekomen met DPS Media. Na een prettig kennismakingsgesprek hebben zij mijn wensen goed in kaart gebracht en zijn ze gestart met het bouwen van mijn website. Het resultaat is precies zoals ik het voor ogen had. Ik ben zeer tevreden over de service, communicatie en het eindresultaat.
Ook ik kreeg een e-mail, eerst vond ik dit raar. Maar na een video-afspraak en een conceptontwerp te hebben gezien ben ik met ze in zee gegaan. Na een week was de site klaar. Alles ging per WhatsApp of bellen. Goede communicatie, kort en bondig, daar hou ik van. Vragen werden beantwoord. Ik ben super tevreden, helemaal naar mijn smaak.
Ik had een verouderde website van 10 jaar geleden. Dikkie deed mij een voorstel voor een gratis conceptontwerp, dat zag er goed uit en toen ben ik in zee gegaan met dit bedrijf. Momenteel bouwen ze nog een website voor mij. Bedankt mannen.
Ik kreeg een mailtje binnen van dit bedrijf, ze vroegen of ik een gratis conceptontwerp wilde zien voor mijn website. Ik vond dat natuurlijk prima, uiteindelijk heb ik de website gekocht en die voldoet prima. Top service Dikkie!
Ik ben ontzettend tevreden over de samenwerking. Ze hebben met behulp van AI een groot deel van mijn systeem geautomatiseerd, waardoor ik inmiddels meerdere uren per maand bespaar. Daarnaast hebben ze ons geholpen met de werving van personeel. Ook hebben ze mijn website compleet vernieuwd en mijn Google Bedrijfsprofiel opgezet en ingericht. Alles wordt professioneel aangepakt en de service is echt top.
Meer dan tevreden! Vanaf het eerste contact ben ik ontzettend goed geholpen. De communicatie is snel, duidelijk en persoonlijk. De website is precies geworden zoals ik voor ogen had en ook de Google-marketing heeft echt gebracht wat ik nodig had.
Ik ben een blije ondernemer. De zaken gaan goed. Bedankt Dikkie en Simon.
Binnen 1,5 week waren we live. We zijn nu 3,5 maand verder en hebben deze maand 43 offertes binnengehaald. Ik kan het gewoon niet geloven. Zoveel geprobeerd, zoveel partijen gehad, dit was mijn laatste adem. Dankjewel DPS.
Ik ben zeer verrast wat de kracht van AI kan betekenen voor je bedrijf! Scheelt me 20 uur per maand aan administratie. Ook zeer verrast met het resultaat dat uit SEA is gekomen en de jongens draaien het met AI. Dikkie bedankt voor een goede samenwerking en een hele lange, haha.
Geweldig bedrijf, heeft met de techniek van nu (AI) mijn website voorzien van geweldige punten. Zeer fijne gasten om mee te werken.
Wij zijn ontzettend blij met onze website! Ze hebben echt supergoed hun best gedaan om precies te maken wat wij voor ogen hadden. Ze schakelen supersnel, luisteren goed naar onze wensen en denken echt met ons mee. Heel fijn om zo samen te werken, absoluut een aanrader!
Zeer tevreden over de samenwerking met DPS Media. Simon en Dikkie denken goed mee, zijn prettig in de communicatie en komen professioneel en betrouwbaar over. Wij werken met DPS Media onder andere voor onze online marketing en SEA-campagnes. We merken dat er actief wordt meegedacht over hoe we beter vindbaar kunnen worden en hoe we meer relevante aanvragen via Google kunnen binnenhalen. Wat ik vooral waardeer is de persoonlijke aanpak, snelle communicatie en het feit dat er niet alleen naar advertenties wordt gekeken, maar ook naar het resultaat voor ons bedrijf.
Super service, best bedrijf en aardige mensen.
De mannen hebben ons voorzien van een mooie site EN veel aanvragen!
Perfecte en nette websites van DPS. Door de lijnen kort te houden bouwt DPS een mooie site die je zelf kan reviewen met opmerkingen en toevoegingen.
DPS Media is een mooi jong bedrijf dat voor mijn bedrijf BHV Weesp een mooie website heeft gemaakt. Daarnaast zijn de mannen erg welwillend met aanpassingen die ik wens. Via een eigen WhatsApp-groep hebben we korte lijnen.
Website naar tevredenheid gebouwd. Snelle en goede service.
Deze mensen weten wat ze doen en zijn daar goed in. Communicatie verloopt soepel en snel.
DPS Media heeft mijn nieuwe website geheel naar tevredenheid gemaakt. Een fijne samenwerking en een passend voorstel voor mijn bedrijfsomvang. Professioneel en persoonlijk in hun manier van zaken doen. Echt een aanrader!
Ik ben ontzettend tevreden over de samenwerking. Ze hebben met behulp van AI een groot deel van mijn systeem geautomatiseerd, waardoor ik inmiddels meerdere uren per maand bespaar. Daarnaast hebben ze ons geholpen met de werving van personeel. Ook hebben ze mijn website compleet vernieuwd en mijn Google Bedrijfsprofiel opgezet en ingericht. Alles wordt professioneel aangepakt en de service is echt top.
Meer dan tevreden! Vanaf het eerste contact ben ik ontzettend goed geholpen. De communicatie is snel, duidelijk en persoonlijk. De website is precies geworden zoals ik voor ogen had en ook de Google-marketing heeft echt gebracht wat ik nodig had.
Ik ben een blije ondernemer. De zaken gaan goed. Bedankt Dikkie en Simon.
Binnen 1,5 week waren we live. We zijn nu 3,5 maand verder en hebben deze maand 43 offertes binnengehaald. Ik kan het gewoon niet geloven. Zoveel geprobeerd, zoveel partijen gehad, dit was mijn laatste adem. Dankjewel DPS.
Ik ben zeer verrast wat de kracht van AI kan betekenen voor je bedrijf! Scheelt me 20 uur per maand aan administratie. Ook zeer verrast met het resultaat dat uit SEA is gekomen en de jongens draaien het met AI. Dikkie bedankt voor een goede samenwerking en een hele lange, haha.
Geweldig bedrijf, heeft met de techniek van nu (AI) mijn website voorzien van geweldige punten. Zeer fijne gasten om mee te werken.
Wij zijn ontzettend blij met onze website! Ze hebben echt supergoed hun best gedaan om precies te maken wat wij voor ogen hadden. Ze schakelen supersnel, luisteren goed naar onze wensen en denken echt met ons mee. Heel fijn om zo samen te werken, absoluut een aanrader!
Zeer tevreden over de samenwerking met DPS Media. Simon en Dikkie denken goed mee, zijn prettig in de communicatie en komen professioneel en betrouwbaar over. Wij werken met DPS Media onder andere voor onze online marketing en SEA-campagnes. We merken dat er actief wordt meegedacht over hoe we beter vindbaar kunnen worden en hoe we meer relevante aanvragen via Google kunnen binnenhalen. Wat ik vooral waardeer is de persoonlijke aanpak, snelle communicatie en het feit dat er niet alleen naar advertenties wordt gekeken, maar ook naar het resultaat voor ons bedrijf.
Super service, best bedrijf en aardige mensen.
De mannen hebben ons voorzien van een mooie site EN veel aanvragen!
Perfecte en nette websites van DPS. Door de lijnen kort te houden bouwt DPS een mooie site die je zelf kan reviewen met opmerkingen en toevoegingen.
DPS Media is een mooi jong bedrijf dat voor mijn bedrijf BHV Weesp een mooie website heeft gemaakt. Daarnaast zijn de mannen erg welwillend met aanpassingen die ik wens. Via een eigen WhatsApp-groep hebben we korte lijnen.
Website naar tevredenheid gebouwd. Snelle en goede service.
Deze mensen weten wat ze doen en zijn daar goed in. Communicatie verloopt soepel en snel.
DPS Media heeft mijn nieuwe website geheel naar tevredenheid gemaakt. Een fijne samenwerking en een passend voorstel voor mijn bedrijfsomvang. Professioneel en persoonlijk in hun manier van zaken doen. Echt een aanrader!
Follow us
on social media