AI & automationAI & automation
Choosing a CRM system without getting stuck in the demo carousel
The enquiry came in, you are sure of that. What nobody knows is whether anything happened with it. Did Mark call? Was it in the group chat? Two weeks later that customer rings to say they had it done by someone else. That is the moment people start searching for a CRM system, roughly 3,600 times a month in the Netherlands alone. Then the same thing happens every time: four demos, three trial accounts, and a month later nothing has changed. So this article is not about which package to buy. It is about how to choose.
In short
- Start with the problem, not the software. A CRM is not a goal.
- What a CRM has to do at minimum. The feature list of an average package is endless.
- The questions to ask about integrations. This is where it is decided.
DPS MediaWritten by DPS Media · Published 31 August 2026
Want this for your business?We build the site, the visibility and the follow-up as one system.Book a call
Start with the problem, not the software
A CRM is not a goal. It is a place where you record the agreements you make with yourself, so they no longer depend on anyone's memory. If you do not know which agreements those are, you are buying an empty house and hoping it furnishes itself.
So write down the last five times something went wrong. Specifically. A quote that sat there for two weeks. A customer who had to repeat the whole story. A maintenance contract that expired without anyone noticing. Those five lines are your requirements.
Three signs you are ready
You are ready when more than one person talks to the same customers, because that is where the gap appears. When you regularly have to hunt for what a conversation was about. And when you cannot say within a minute how many quotes are open. Keeping customer records in your head works fine until it does not, and you notice one customer too late.
And one sign it is something else
If the issue is not overview but speed, a CRM alone fixes nothing. If you are consistently late replying, you first need a route for your lead follow-up: an instant confirmation, an alert to the right person, and a reminder when things stay quiet.
What a CRM has to do at minimum
The feature list of an average package is endless. Ignore it. A system that does a handful of things well beats a system that does forty of them halfway.
The customer and the full history in one place
You click a name and see everything: details, what you did for them before, which quotes went out, what was discussed. It sounds obvious, but this is where many systems fall apart, because half the information never gets in.
A status, and a task with a name on it
Every enquiry has a state: new, called, quote sent, won or lost. You need no more flavours. You have to see where something is stuck and for how long. And every open opportunity has a next action with a person and a date. Without a name everyone waits for everyone else, without a date everyone waits until next week.
The questions to ask about integrations
This is where it is decided. A CRM that stands apart from everything else becomes a second admin system within two months, and nobody keeps that up to date.
Does an enquiry arrive on its own
Ask about the link between your website and the CRM. When someone fills in your form, an opportunity should appear without anyone touching it, with details, type of work and source attached. If someone has to retype it, that happens for a week and then it stops. Also ask what happens to enquiries by phone or WhatsApp, because that is usually the bulk of it.
And if there is no ready-made connector
If there is no link to your bookkeeping or planning, do not walk away. Plenty of packages can be tied together with Zapier or Make, which lets you chain steps without writing code. For larger volumes or sensitive data an API connection is steadier and cheaper to maintain. So always ask whether the system has an open API. That is the difference between automating your business processes later and having to choose all over again later.
Your data stays yours
Your customer base is one of the few assets you cannot replace. Ask where the data sits, who can reach it, whether there is a processing agreement, and how you delete someone who asks to be deleted. A decent supplier has those answers ready.
Run the export before you import
During the trial, ask how you get everything back out. Not as loose PDFs, but as a usable file with customers, notes and documents. Actually run that export in the first week. If it is not straightforward, you know enough. A system that holds you hostage is not a partner.
Why the biggest system is rarely the best one
The best known packages are built for companies with sales teams, targets and management reporting. That is exactly why they take so long to set up in a small business, and why the team gives up on them. A package you understand in a week beats any package that only comes alive after a three month implementation.
For sole traders and small teams
For a one person business this counts double. You do not need reports on the performance of your department, because you are the department. You want to see who is waiting on a price and who to ring back in three months. Sometimes your current quoting tool already does that. Look there first, and make sure your data can come out clean later.
How to get out of the demo carousel
A demo is a sales conversation in which someone else decides what you see. So look at three packages at most. Comparing more does not make the decision better, only longer. The biggest mistake is not the wrong package, it is months of no package at all.
Test with your own messy data
Put the same three real customers and two live quotes into every trial. Enter them the way you would on a busy Tuesday, in a rush and with half a street name. See whether you can find it all again within ten seconds. That tells you more than an hour of presentation.
Ask every supplier the same four questions
How does an enquiry from my website get in here. How do I get my data back out. What happens when nobody updates a status. And what does it cost when we add two people next year. Those answers pull visibly apart.
Getting your team to actually use it
A CRM almost never fails on technology. It fails because people do not fill it in. That is not stubbornness, that is being busy. One rule is enough: if it is not in the system, it does not exist. That rule only works if it applies to you as well. The moment the boss sorts something outside it, it is over.
Make filling it in easier than skipping it
Cut the form down to the fields you genuinely use and make sure it works on a phone, because that is where it gets filled in. Let everything that can happen automatically happen automatically. The same principle applies when you automate your admin. You are not removing the work, you are removing the remembering.
What an AI agent can do here
Once the system is filled, you can build something smarter on top. Put an AI agent on your CRM and it summarises a phone call into three lines, sorts enquiries by urgency and drafts a reply for you to check. That is firmly step two, because an agent can only work with what is there.
What to do in the first month
Pick a package and put only your live work in it, not your whole archive. Week one: enter enquiries and keep statuses current. Week two: add the link with your website. Week three: switch on tasks and reminders. Week four: look at what you can now see. Usually it is a stack of quotes nobody was chasing. That is the whole gain. Not prettier software, but the end of the question of whether somebody already called.
A CRM is not automation, but it is where most AI automation eventually lands.
More from the knowledge base
All 27 articles in this series →AI & automation
AI & automationWhat is an AI agent and what can it do for your business?
AI & automationAutomating business processes: where do you start?
AI & automationAutomating your admin: invoices, quotes and time tracking
AI & automationFrom enquiry to job: automating your lead follow-up
AI & automationAn AI chatbot on your website: when does it work and when does it not?
AI & automationZapier, Make or custom software: which automation fits your business?
AI & automationWhat is n8n and what can you use it for in your business?
AI & automationMicrosoft Copilot for small business: where does it really save time?
AI & automationThe ChatGPT API: putting a language model to work inside your own system
AI & automationWhat is a webhook? A plain explanation, with an example
AI & automationBuilding your own AI agent: what such a project really looks like
AI & automationHaving an API connection built: what to know beforehand
AI & automationBuilding a customer portal: when your own client area pays off
AI & automationStaff planning software: from spreadsheet to a schedule that holds up
AI & automationWork order app: from a note in the van to an invoice the same day
AI & automationTime tracking for freelancers: the problem is not writing, it is forgetting
AI & automationQuoting software for construction: faster quotes and real follow-up
AI & automationWhatsApp Business API: what it is and when it pays off
AI & automationAI receptionist: who answers when everyone is out working?
AI & automationMarketing automation for smaller firms: start with three flows
AI & automationSpeech to text at work: from a spoken note to a work order
AI & automationThe AI Act explained: what the European AI rules mean for small business
AI & automationAI hallucinations: why AI makes things up and how to stop it
AI & automationAI in construction: where it already works in the back office
AI & automationAI in healthcare: the admin, not the treatment
Testimonials
We Build Your
Online Backbone
A website is the foundation. But a foundation on its own does not keep a business standing: you also need to be found, you need ads that bring in the right people and systems that catch every enquiry instead of letting it slip.
We build that whole frame. The website or webshop, the SEO and Google Ads around it, and the automation behind it: from CRM and quotes to following up on every request. Separately those parts bring little: a fine site without visitors, or visitors nobody follows up. Together they become a business that brings in customers every day.
What entrepreneurs think of that, you can read here.
Ik ben ontzettend tevreden over de samenwerking. Ze hebben met behulp van AI een groot deel van mijn systeem geautomatiseerd, waardoor ik inmiddels meerdere uren per maand bespaar. Daarnaast hebben ze ons geholpen met de werving van personeel. Dat traject loopt nog, maar we hebben nu al drie sollicitanten binnengekregen. Ook hebben ze mijn website compleet vernieuwd en mijn Google Bedrijfsprofiel opgezet en ingericht. Alles wordt professioneel aangepakt en de service is echt top. Ze denken goed mee, reageren snel en leveren gewoon goed werk. Zeker een aanrader als je je bedrijf wilt automatiseren, online beter zichtbaar wilt worden en processen slimmer wilt inrichten!
Vanaf het eerste contact ben ik ontzettend goed geholpen. De communicatie is snel, duidelijk en persoonlijk. De website is precies geworden zoals ik voor ogen had en ook de Google-marketing heeft echt gebracht wat ik nodig had. Professioneel, betrouwbaar en heel fijn om mee samen te werken. Absoluut een aanrader!
Ik ben een blije ondernemer. De zaken gaan goed. Bedankt Dikkie en Simon.
Binnen 1,5 week waren we live. We zijn nu 3,5 maand verder en hebben deze maand 43 offertes binnengehaald. Ik kan het gewoon niet geloven. Zoveel geprobeerd, zoveel partijen gehad, dit was mijn laatste adem. Dankjewel DPS.
Ik ben zeer verrast wat de kracht van AI kan betekenen voor je bedrijf! Scheelt me 20 uur per maand aan administratie. Ook zeer verrast met het resultaat dat uit SEA is gekomen en de jongens draaien het met AI. Dikkie bedankt voor een goede samenwerking en een hele lange, haha.
Simon en Dikkie denken goed mee, zijn prettig in de communicatie en komen professioneel en betrouwbaar over. Wij werken met DPS Media onder andere voor onze online marketing en SEA-campagnes. We merken dat er actief wordt meegedacht over hoe we beter vindbaar kunnen worden en hoe we meer relevante aanvragen via Google kunnen binnenhalen. Wat ik vooral waardeer is de persoonlijke aanpak, snelle communicatie en het feit dat er niet alleen naar advertenties wordt gekeken, maar ook naar het resultaat voor ons bedrijf.
Super bedrijf. Mijn hele website heb ik bij hun laten bouwen. Heel aardige mensen, top service.
De samenwerking tussen Aanvraagmachine.nl en DPS Media is vanaf de start een mega succes. DPS helpt hun klanten om maximaal online te groeien en voor een select aantal klanten bouwen we daar vanuit Aanvraagmachine.nl een complete extra leadmachine naast. Dikkie en Simon zijn beide niet weg te slaan als het gaat om hun klanten, denken continu mee en willen vooral resultaat zien. Korte lijnen, snel schakelen en geen onnodig gedoe.
Top service! Snelle website die precies past bij de klantreis van mijn bedrijf.
Super blij met het resultaat! Dankje Dikkie voor alles en tot snel.
De mannen van DPS hebben een mooie website voor mij gebouwd. Korte lijnen en snelle acties maken werken met DPS Media een feestje.
Blij met het eindresultaat. Hele goede service. Ze denken met je mee, een echte aanrader. We zijn nu 3 maanden verder en ik haal al klanten uit mijn website. Het moet nog meer worden, maar daar zijn we mee bezig!
Zeer tevreden jongens!
Wat ons is overkomen was onmenselijk, maar daar was gelukkig DPS Media. Ze hoorden ons verhaal en kwamen direct met de juiste oplossingen. We worden gehoord en wat een geweldige website hebben we nu. Bedankt Dikkie en Simon voor jullie inzet.
DPS Media heeft mijn nieuwe website gemaakt en geheel naar tevredenheid. Zeer professioneel en persoonlijk in hun manier van zaken doen. Kortom: een aanrader!
Via Instagram ben ik in contact gekomen met DPS Media. Na een prettig kennismakingsgesprek hebben zij mijn wensen goed in kaart gebracht en zijn ze gestart met het bouwen van mijn website. Het resultaat is precies zoals ik het voor ogen had. Ik ben zeer tevreden over de service, communicatie en het eindresultaat.
Ook ik kreeg een e-mail, eerst vond ik dit raar. Maar na een video-afspraak en een conceptontwerp te hebben gezien ben ik met ze in zee gegaan. Na een week was de site klaar. Alles ging per WhatsApp of bellen. Goede communicatie, kort en bondig, daar hou ik van. Vragen werden beantwoord. Ik ben super tevreden, helemaal naar mijn smaak.
Ik had een verouderde website van 10 jaar geleden. Dikkie deed mij een voorstel voor een gratis conceptontwerp, dat zag er goed uit en toen ben ik in zee gegaan met dit bedrijf. Momenteel bouwen ze nog een website voor mij. Bedankt mannen.
Ik kreeg een mailtje binnen van dit bedrijf, ze vroegen of ik een gratis conceptontwerp wilde zien voor mijn website. Ik vond dat natuurlijk prima, uiteindelijk heb ik de website gekocht en die voldoet prima. Top service Dikkie!
Ik ben ontzettend tevreden over de samenwerking. Ze hebben met behulp van AI een groot deel van mijn systeem geautomatiseerd, waardoor ik inmiddels meerdere uren per maand bespaar. Daarnaast hebben ze ons geholpen met de werving van personeel. Dat traject loopt nog, maar we hebben nu al drie sollicitanten binnengekregen. Ook hebben ze mijn website compleet vernieuwd en mijn Google Bedrijfsprofiel opgezet en ingericht. Alles wordt professioneel aangepakt en de service is echt top. Ze denken goed mee, reageren snel en leveren gewoon goed werk. Zeker een aanrader als je je bedrijf wilt automatiseren, online beter zichtbaar wilt worden en processen slimmer wilt inrichten!
Vanaf het eerste contact ben ik ontzettend goed geholpen. De communicatie is snel, duidelijk en persoonlijk. De website is precies geworden zoals ik voor ogen had en ook de Google-marketing heeft echt gebracht wat ik nodig had. Professioneel, betrouwbaar en heel fijn om mee samen te werken. Absoluut een aanrader!
Ik ben een blije ondernemer. De zaken gaan goed. Bedankt Dikkie en Simon.
Binnen 1,5 week waren we live. We zijn nu 3,5 maand verder en hebben deze maand 43 offertes binnengehaald. Ik kan het gewoon niet geloven. Zoveel geprobeerd, zoveel partijen gehad, dit was mijn laatste adem. Dankjewel DPS.
Ik ben zeer verrast wat de kracht van AI kan betekenen voor je bedrijf! Scheelt me 20 uur per maand aan administratie. Ook zeer verrast met het resultaat dat uit SEA is gekomen en de jongens draaien het met AI. Dikkie bedankt voor een goede samenwerking en een hele lange, haha.
Simon en Dikkie denken goed mee, zijn prettig in de communicatie en komen professioneel en betrouwbaar over. Wij werken met DPS Media onder andere voor onze online marketing en SEA-campagnes. We merken dat er actief wordt meegedacht over hoe we beter vindbaar kunnen worden en hoe we meer relevante aanvragen via Google kunnen binnenhalen. Wat ik vooral waardeer is de persoonlijke aanpak, snelle communicatie en het feit dat er niet alleen naar advertenties wordt gekeken, maar ook naar het resultaat voor ons bedrijf.
Super bedrijf. Mijn hele website heb ik bij hun laten bouwen. Heel aardige mensen, top service.
De samenwerking tussen Aanvraagmachine.nl en DPS Media is vanaf de start een mega succes. DPS helpt hun klanten om maximaal online te groeien en voor een select aantal klanten bouwen we daar vanuit Aanvraagmachine.nl een complete extra leadmachine naast. Dikkie en Simon zijn beide niet weg te slaan als het gaat om hun klanten, denken continu mee en willen vooral resultaat zien. Korte lijnen, snel schakelen en geen onnodig gedoe.
Top service! Snelle website die precies past bij de klantreis van mijn bedrijf.
Super blij met het resultaat! Dankje Dikkie voor alles en tot snel.
De mannen van DPS hebben een mooie website voor mij gebouwd. Korte lijnen en snelle acties maken werken met DPS Media een feestje.
Blij met het eindresultaat. Hele goede service. Ze denken met je mee, een echte aanrader. We zijn nu 3 maanden verder en ik haal al klanten uit mijn website. Het moet nog meer worden, maar daar zijn we mee bezig!
Zeer tevreden jongens!
Wat ons is overkomen was onmenselijk, maar daar was gelukkig DPS Media. Ze hoorden ons verhaal en kwamen direct met de juiste oplossingen. We worden gehoord en wat een geweldige website hebben we nu. Bedankt Dikkie en Simon voor jullie inzet.
DPS Media heeft mijn nieuwe website gemaakt en geheel naar tevredenheid. Zeer professioneel en persoonlijk in hun manier van zaken doen. Kortom: een aanrader!
Via Instagram ben ik in contact gekomen met DPS Media. Na een prettig kennismakingsgesprek hebben zij mijn wensen goed in kaart gebracht en zijn ze gestart met het bouwen van mijn website. Het resultaat is precies zoals ik het voor ogen had. Ik ben zeer tevreden over de service, communicatie en het eindresultaat.
Ook ik kreeg een e-mail, eerst vond ik dit raar. Maar na een video-afspraak en een conceptontwerp te hebben gezien ben ik met ze in zee gegaan. Na een week was de site klaar. Alles ging per WhatsApp of bellen. Goede communicatie, kort en bondig, daar hou ik van. Vragen werden beantwoord. Ik ben super tevreden, helemaal naar mijn smaak.
Ik had een verouderde website van 10 jaar geleden. Dikkie deed mij een voorstel voor een gratis conceptontwerp, dat zag er goed uit en toen ben ik in zee gegaan met dit bedrijf. Momenteel bouwen ze nog een website voor mij. Bedankt mannen.
Ik kreeg een mailtje binnen van dit bedrijf, ze vroegen of ik een gratis conceptontwerp wilde zien voor mijn website. Ik vond dat natuurlijk prima, uiteindelijk heb ik de website gekocht en die voldoet prima. Top service Dikkie!
Ik ben ontzettend tevreden over de samenwerking. Ze hebben met behulp van AI een groot deel van mijn systeem geautomatiseerd, waardoor ik inmiddels meerdere uren per maand bespaar. Daarnaast hebben ze ons geholpen met de werving van personeel. Ook hebben ze mijn website compleet vernieuwd en mijn Google Bedrijfsprofiel opgezet en ingericht. Alles wordt professioneel aangepakt en de service is echt top.
Meer dan tevreden! Vanaf het eerste contact ben ik ontzettend goed geholpen. De communicatie is snel, duidelijk en persoonlijk. De website is precies geworden zoals ik voor ogen had en ook de Google-marketing heeft echt gebracht wat ik nodig had.
Ik ben een blije ondernemer. De zaken gaan goed. Bedankt Dikkie en Simon.
Binnen 1,5 week waren we live. We zijn nu 3,5 maand verder en hebben deze maand 43 offertes binnengehaald. Ik kan het gewoon niet geloven. Zoveel geprobeerd, zoveel partijen gehad, dit was mijn laatste adem. Dankjewel DPS.
Ik ben zeer verrast wat de kracht van AI kan betekenen voor je bedrijf! Scheelt me 20 uur per maand aan administratie. Ook zeer verrast met het resultaat dat uit SEA is gekomen en de jongens draaien het met AI. Dikkie bedankt voor een goede samenwerking en een hele lange, haha.
Geweldig bedrijf, heeft met de techniek van nu (AI) mijn website voorzien van geweldige punten. Zeer fijne gasten om mee te werken.
Wij zijn ontzettend blij met onze website! Ze hebben echt supergoed hun best gedaan om precies te maken wat wij voor ogen hadden. Ze schakelen supersnel, luisteren goed naar onze wensen en denken echt met ons mee. Heel fijn om zo samen te werken, absoluut een aanrader!
Zeer tevreden over de samenwerking met DPS Media. Simon en Dikkie denken goed mee, zijn prettig in de communicatie en komen professioneel en betrouwbaar over. Wij werken met DPS Media onder andere voor onze online marketing en SEA-campagnes. We merken dat er actief wordt meegedacht over hoe we beter vindbaar kunnen worden en hoe we meer relevante aanvragen via Google kunnen binnenhalen. Wat ik vooral waardeer is de persoonlijke aanpak, snelle communicatie en het feit dat er niet alleen naar advertenties wordt gekeken, maar ook naar het resultaat voor ons bedrijf.
Super service, best bedrijf en aardige mensen.
De mannen hebben ons voorzien van een mooie site EN veel aanvragen!
Perfecte en nette websites van DPS. Door de lijnen kort te houden bouwt DPS een mooie site die je zelf kan reviewen met opmerkingen en toevoegingen.
DPS Media is een mooi jong bedrijf dat voor mijn bedrijf BHV Weesp een mooie website heeft gemaakt. Daarnaast zijn de mannen erg welwillend met aanpassingen die ik wens. Via een eigen WhatsApp-groep hebben we korte lijnen.
Website naar tevredenheid gebouwd. Snelle en goede service.
Deze mensen weten wat ze doen en zijn daar goed in. Communicatie verloopt soepel en snel.
DPS Media heeft mijn nieuwe website geheel naar tevredenheid gemaakt. Een fijne samenwerking en een passend voorstel voor mijn bedrijfsomvang. Professioneel en persoonlijk in hun manier van zaken doen. Echt een aanrader!
Ik ben ontzettend tevreden over de samenwerking. Ze hebben met behulp van AI een groot deel van mijn systeem geautomatiseerd, waardoor ik inmiddels meerdere uren per maand bespaar. Daarnaast hebben ze ons geholpen met de werving van personeel. Ook hebben ze mijn website compleet vernieuwd en mijn Google Bedrijfsprofiel opgezet en ingericht. Alles wordt professioneel aangepakt en de service is echt top.
Meer dan tevreden! Vanaf het eerste contact ben ik ontzettend goed geholpen. De communicatie is snel, duidelijk en persoonlijk. De website is precies geworden zoals ik voor ogen had en ook de Google-marketing heeft echt gebracht wat ik nodig had.
Ik ben een blije ondernemer. De zaken gaan goed. Bedankt Dikkie en Simon.
Binnen 1,5 week waren we live. We zijn nu 3,5 maand verder en hebben deze maand 43 offertes binnengehaald. Ik kan het gewoon niet geloven. Zoveel geprobeerd, zoveel partijen gehad, dit was mijn laatste adem. Dankjewel DPS.
Ik ben zeer verrast wat de kracht van AI kan betekenen voor je bedrijf! Scheelt me 20 uur per maand aan administratie. Ook zeer verrast met het resultaat dat uit SEA is gekomen en de jongens draaien het met AI. Dikkie bedankt voor een goede samenwerking en een hele lange, haha.
Geweldig bedrijf, heeft met de techniek van nu (AI) mijn website voorzien van geweldige punten. Zeer fijne gasten om mee te werken.
Wij zijn ontzettend blij met onze website! Ze hebben echt supergoed hun best gedaan om precies te maken wat wij voor ogen hadden. Ze schakelen supersnel, luisteren goed naar onze wensen en denken echt met ons mee. Heel fijn om zo samen te werken, absoluut een aanrader!
Zeer tevreden over de samenwerking met DPS Media. Simon en Dikkie denken goed mee, zijn prettig in de communicatie en komen professioneel en betrouwbaar over. Wij werken met DPS Media onder andere voor onze online marketing en SEA-campagnes. We merken dat er actief wordt meegedacht over hoe we beter vindbaar kunnen worden en hoe we meer relevante aanvragen via Google kunnen binnenhalen. Wat ik vooral waardeer is de persoonlijke aanpak, snelle communicatie en het feit dat er niet alleen naar advertenties wordt gekeken, maar ook naar het resultaat voor ons bedrijf.
Super service, best bedrijf en aardige mensen.
De mannen hebben ons voorzien van een mooie site EN veel aanvragen!
Perfecte en nette websites van DPS. Door de lijnen kort te houden bouwt DPS een mooie site die je zelf kan reviewen met opmerkingen en toevoegingen.
DPS Media is een mooi jong bedrijf dat voor mijn bedrijf BHV Weesp een mooie website heeft gemaakt. Daarnaast zijn de mannen erg welwillend met aanpassingen die ik wens. Via een eigen WhatsApp-groep hebben we korte lijnen.
Website naar tevredenheid gebouwd. Snelle en goede service.
Deze mensen weten wat ze doen en zijn daar goed in. Communicatie verloopt soepel en snel.
DPS Media heeft mijn nieuwe website geheel naar tevredenheid gemaakt. Een fijne samenwerking en een passend voorstel voor mijn bedrijfsomvang. Professioneel en persoonlijk in hun manier van zaken doen. Echt een aanrader!
Follow us
on social media