AI & automationAI & automation
Speech to text at work: from a spoken note to a work order
You are up in an attic with a customer. They point out what needs doing, you nod and you remember it. Two jobs later half of it is gone, and that evening you are reconstructing it at the kitchen table. That is exactly the gap speech to text fills. You speak for a minute on the spot, and that minute comes back typed out, sorted and ready to send on. The technology has become so good in recent years that Dutch is no longer a problem. But it is not equally good everywhere, and there are rules about what you may do with recordings.
In short
- What speech to text can do now. Speech recognition turns spoken language into written text.
- Speaking a note on site. This is the use that most firms notice fastest.
- Summarising a customer conversation. The second use is writing up conversations.
DPS MediaWritten by DPS Media · Published 31 August 2026
Want this for your business?We build the site, the visibility and the follow-up as one system.Book a call
What speech to text can do now
Speech recognition turns spoken language into written text. It used to mean talking slowly and unnaturally clearly. That is over. Today's models handle normal speed, they add punctuation and they strip out the false starts.
Why it works now
There is a big difference between transcribing and understanding. Current models do the second as well. They work out from the surrounding sentence which word you meant. That is why a rambling spoken account comes back as readable text.
More than typing it up
The real gain sits in the step after. The text is only an intermediate stage. What you actually want is a work order, a quote line, a note in the file or a task for tomorrow. That step is simply automating business processes, except this time it starts with your voice instead of a form.
Speaking a note on site
This is the use that most firms notice fastest. You finish at a customer, you walk to the van and you speak out what you did and what still needs doing.
What happens next
The recording is converted to text. A second step then pulls out the components: the address, hours worked, materials used, the follow-up appointment. Those fields go into your work order or your schedule. The loose remarks land as a note on the customer record.
Speak in fixed blocks
This is the whole trick. Say the components out loud, always in the same order. Customer and address first, then hours, then materials, then the follow-up. Do that and the structure comes out right almost every time. Speak freely and the model has to guess, and now and then it guesses wrong.
Where it ends up
Do not leave the result sitting in an app. Let it run through to the software you already use. For simple situations a middle layer like Zapier or Make is enough. If you have fixed fields and real volume, a direct API connection to your time tracking or invoicing is more reliable. That way you automate your admin in the same movement, because the hours are logged before you get home.
Summarising a customer conversation
The second use is writing up conversations. An advisory meeting, a walk round a site, a call with a supplier. Writing those up takes longer than the conversation itself, which is why it often happens half or not at all.
What a summary should contain
A good summary is not shorter talking, it is different sorting. Three blocks will do: what was discussed, what was agreed and what is still open. Agreements get a name and a date attached. The open points are the most valuable part, because that is the list you walk in with next time.
Minutes without a secretary
The same approach works for a team meeting. By the time it ends, the decisions and action points are already written down. Have the actions come out as separate lines with a name in front, and let them flow through to your task list. Minutes that exist only as a document never get read again.
Always read it back
A summary is a proposal, not the truth. Read it before it goes anywhere, certainly when it contains amounts, measurements or commitments. A model that is unsure picks the most likely option and writes it down with exactly the same confidence as everything else. That is the trap.
Where the technology trips up
Speech recognition is good, not infallible. The errors are predictable though, which means you can design around them.
Jargon and brand names
This is the big one. Material names, type numbers, brands and trade abbreviations barely occur in everyday language, so they get replaced by something that sounds similar. The fix is simple: give the system a list of your words. Material types, common type numbers, the names of colleagues and regular suppliers. Such a list is an hour of work and removes most of the errors in one go.
Background noise
A running compressor, a radio, wind on the microphone. Every system suffers from it. Sit in the van or step inside for a moment. A microphone close to your mouth helps more than any setting.
Several people talking at once
Systems can tell speakers apart, but that breaks down as soon as people talk over each other or turn away from the microphone. In a conversation with three people, part of the attribution will almost always be wrong. So do not rely on the text knowing exactly who said what.
Dialect and accent
A heavy regional dialect goes wrong more often than standard speech, and so does a strong accent from a colleague speaking a second language. It rarely fails completely, but the error rate climbs. Usually that is solved by speaking a little more calmly and by using the same word list.
What you do with recordings and summaries
This is where it gets serious. A recording of a conversation contains personal data, usually including people who never asked to be recorded. This is not legal advice and it depends on your situation, so have it checked if you are unsure. A few principles hold up regardless.
Say up front that you are recording
Just say it at the start, in one sentence. That you are taking notes with a recording, what you use it for and that the recording is deleted afterwards. If someone would rather you did not, you do not, and you write by hand. Recording in secret is the fastest way to lose trust, even where it would be allowed.
Keep only what you need
Usually you do not need the recording at all, only the outcome. Delete the audio file as soon as the text has been checked and keep the summary with the file. Agree a fixed retention period and put it in writing.
Who has access
Decide who can see the recordings and summaries. That is not automatically everyone. Put them in the customer file where they belong, not in a shared folder the whole company can open. Pay attention to where the processing happens and what the supplier does with your material. Ask explicitly whether your recordings are used to train models.
Sensitive subjects
If a conversation touches on health, a conflict, a staffing matter or anything else sensitive, be extra careful. Better not to record at all and to work from notes. The time saved does not outweigh the risk.
How to start
You do not need a project for this. A phone and a month of trying is enough to know whether it delivers anything in your business.
Pick one moment
Take an action you do every day and always put off. For most firms that is the work order or the daily report. Speak it for two weeks and still type it up yourself afterwards. That way you see how good the text is without being able to lose anything.
Only then build it in
If it works, connect the output through and put a fixed structure on it. Let an AI agent sort the text and fill the fields, and keep the check in your own hands before anything goes to a customer or to invoicing. Where an amount or an agreement is unclear, it should raise a flag, not make a guess.
What you get out of it
It is rarely spectacular, but it is structural. The time you get back was coming out of your evening anyway. There is a side benefit too: what gets spoken actually gets written down.
Dictating is the lowest-threshold entry into AI automation there is, because nothing in your process has to change.
More from the knowledge base
All 27 articles in this series →AI & automation
AI & automationWhat is an AI agent and what can it do for your business?
AI & automationAutomating business processes: where do you start?
AI & automationAutomating your admin: invoices, quotes and time tracking
AI & automationFrom enquiry to job: automating your lead follow-up
AI & automationAn AI chatbot on your website: when does it work and when does it not?
AI & automationZapier, Make or custom software: which automation fits your business?
AI & automationWhat is n8n and what can you use it for in your business?
AI & automationMicrosoft Copilot for small business: where does it really save time?
AI & automationThe ChatGPT API: putting a language model to work inside your own system
AI & automationWhat is a webhook? A plain explanation, with an example
AI & automationBuilding your own AI agent: what such a project really looks like
AI & automationHaving an API connection built: what to know beforehand
AI & automationChoosing a CRM system without getting stuck in the demo carousel
AI & automationBuilding a customer portal: when your own client area pays off
AI & automationStaff planning software: from spreadsheet to a schedule that holds up
AI & automationWork order app: from a note in the van to an invoice the same day
AI & automationTime tracking for freelancers: the problem is not writing, it is forgetting
AI & automationQuoting software for construction: faster quotes and real follow-up
AI & automationWhatsApp Business API: what it is and when it pays off
AI & automationAI receptionist: who answers when everyone is out working?
AI & automationMarketing automation for smaller firms: start with three flows
AI & automationThe AI Act explained: what the European AI rules mean for small business
AI & automationAI hallucinations: why AI makes things up and how to stop it
AI & automationAI in construction: where it already works in the back office
AI & automationAI in healthcare: the admin, not the treatment
Testimonials
We Build Your
Online Backbone
A website is the foundation. But a foundation on its own does not keep a business standing: you also need to be found, you need ads that bring in the right people and systems that catch every enquiry instead of letting it slip.
We build that whole frame. The website or webshop, the SEO and Google Ads around it, and the automation behind it: from CRM and quotes to following up on every request. Separately those parts bring little: a fine site without visitors, or visitors nobody follows up. Together they become a business that brings in customers every day.
What entrepreneurs think of that, you can read here.
Ik ben ontzettend tevreden over de samenwerking. Ze hebben met behulp van AI een groot deel van mijn systeem geautomatiseerd, waardoor ik inmiddels meerdere uren per maand bespaar. Daarnaast hebben ze ons geholpen met de werving van personeel. Dat traject loopt nog, maar we hebben nu al drie sollicitanten binnengekregen. Ook hebben ze mijn website compleet vernieuwd en mijn Google Bedrijfsprofiel opgezet en ingericht. Alles wordt professioneel aangepakt en de service is echt top. Ze denken goed mee, reageren snel en leveren gewoon goed werk. Zeker een aanrader als je je bedrijf wilt automatiseren, online beter zichtbaar wilt worden en processen slimmer wilt inrichten!
Vanaf het eerste contact ben ik ontzettend goed geholpen. De communicatie is snel, duidelijk en persoonlijk. De website is precies geworden zoals ik voor ogen had en ook de Google-marketing heeft echt gebracht wat ik nodig had. Professioneel, betrouwbaar en heel fijn om mee samen te werken. Absoluut een aanrader!
Ik ben een blije ondernemer. De zaken gaan goed. Bedankt Dikkie en Simon.
Binnen 1,5 week waren we live. We zijn nu 3,5 maand verder en hebben deze maand 43 offertes binnengehaald. Ik kan het gewoon niet geloven. Zoveel geprobeerd, zoveel partijen gehad, dit was mijn laatste adem. Dankjewel DPS.
Ik ben zeer verrast wat de kracht van AI kan betekenen voor je bedrijf! Scheelt me 20 uur per maand aan administratie. Ook zeer verrast met het resultaat dat uit SEA is gekomen en de jongens draaien het met AI. Dikkie bedankt voor een goede samenwerking en een hele lange, haha.
Simon en Dikkie denken goed mee, zijn prettig in de communicatie en komen professioneel en betrouwbaar over. Wij werken met DPS Media onder andere voor onze online marketing en SEA-campagnes. We merken dat er actief wordt meegedacht over hoe we beter vindbaar kunnen worden en hoe we meer relevante aanvragen via Google kunnen binnenhalen. Wat ik vooral waardeer is de persoonlijke aanpak, snelle communicatie en het feit dat er niet alleen naar advertenties wordt gekeken, maar ook naar het resultaat voor ons bedrijf.
Super bedrijf. Mijn hele website heb ik bij hun laten bouwen. Heel aardige mensen, top service.
De samenwerking tussen Aanvraagmachine.nl en DPS Media is vanaf de start een mega succes. DPS helpt hun klanten om maximaal online te groeien en voor een select aantal klanten bouwen we daar vanuit Aanvraagmachine.nl een complete extra leadmachine naast. Dikkie en Simon zijn beide niet weg te slaan als het gaat om hun klanten, denken continu mee en willen vooral resultaat zien. Korte lijnen, snel schakelen en geen onnodig gedoe.
Top service! Snelle website die precies past bij de klantreis van mijn bedrijf.
Super blij met het resultaat! Dankje Dikkie voor alles en tot snel.
De mannen van DPS hebben een mooie website voor mij gebouwd. Korte lijnen en snelle acties maken werken met DPS Media een feestje.
Blij met het eindresultaat. Hele goede service. Ze denken met je mee, een echte aanrader. We zijn nu 3 maanden verder en ik haal al klanten uit mijn website. Het moet nog meer worden, maar daar zijn we mee bezig!
Zeer tevreden jongens!
Wat ons is overkomen was onmenselijk, maar daar was gelukkig DPS Media. Ze hoorden ons verhaal en kwamen direct met de juiste oplossingen. We worden gehoord en wat een geweldige website hebben we nu. Bedankt Dikkie en Simon voor jullie inzet.
DPS Media heeft mijn nieuwe website gemaakt en geheel naar tevredenheid. Zeer professioneel en persoonlijk in hun manier van zaken doen. Kortom: een aanrader!
Via Instagram ben ik in contact gekomen met DPS Media. Na een prettig kennismakingsgesprek hebben zij mijn wensen goed in kaart gebracht en zijn ze gestart met het bouwen van mijn website. Het resultaat is precies zoals ik het voor ogen had. Ik ben zeer tevreden over de service, communicatie en het eindresultaat.
Ook ik kreeg een e-mail, eerst vond ik dit raar. Maar na een video-afspraak en een conceptontwerp te hebben gezien ben ik met ze in zee gegaan. Na een week was de site klaar. Alles ging per WhatsApp of bellen. Goede communicatie, kort en bondig, daar hou ik van. Vragen werden beantwoord. Ik ben super tevreden, helemaal naar mijn smaak.
Ik had een verouderde website van 10 jaar geleden. Dikkie deed mij een voorstel voor een gratis conceptontwerp, dat zag er goed uit en toen ben ik in zee gegaan met dit bedrijf. Momenteel bouwen ze nog een website voor mij. Bedankt mannen.
Ik kreeg een mailtje binnen van dit bedrijf, ze vroegen of ik een gratis conceptontwerp wilde zien voor mijn website. Ik vond dat natuurlijk prima, uiteindelijk heb ik de website gekocht en die voldoet prima. Top service Dikkie!
Ik ben ontzettend tevreden over de samenwerking. Ze hebben met behulp van AI een groot deel van mijn systeem geautomatiseerd, waardoor ik inmiddels meerdere uren per maand bespaar. Daarnaast hebben ze ons geholpen met de werving van personeel. Dat traject loopt nog, maar we hebben nu al drie sollicitanten binnengekregen. Ook hebben ze mijn website compleet vernieuwd en mijn Google Bedrijfsprofiel opgezet en ingericht. Alles wordt professioneel aangepakt en de service is echt top. Ze denken goed mee, reageren snel en leveren gewoon goed werk. Zeker een aanrader als je je bedrijf wilt automatiseren, online beter zichtbaar wilt worden en processen slimmer wilt inrichten!
Vanaf het eerste contact ben ik ontzettend goed geholpen. De communicatie is snel, duidelijk en persoonlijk. De website is precies geworden zoals ik voor ogen had en ook de Google-marketing heeft echt gebracht wat ik nodig had. Professioneel, betrouwbaar en heel fijn om mee samen te werken. Absoluut een aanrader!
Ik ben een blije ondernemer. De zaken gaan goed. Bedankt Dikkie en Simon.
Binnen 1,5 week waren we live. We zijn nu 3,5 maand verder en hebben deze maand 43 offertes binnengehaald. Ik kan het gewoon niet geloven. Zoveel geprobeerd, zoveel partijen gehad, dit was mijn laatste adem. Dankjewel DPS.
Ik ben zeer verrast wat de kracht van AI kan betekenen voor je bedrijf! Scheelt me 20 uur per maand aan administratie. Ook zeer verrast met het resultaat dat uit SEA is gekomen en de jongens draaien het met AI. Dikkie bedankt voor een goede samenwerking en een hele lange, haha.
Simon en Dikkie denken goed mee, zijn prettig in de communicatie en komen professioneel en betrouwbaar over. Wij werken met DPS Media onder andere voor onze online marketing en SEA-campagnes. We merken dat er actief wordt meegedacht over hoe we beter vindbaar kunnen worden en hoe we meer relevante aanvragen via Google kunnen binnenhalen. Wat ik vooral waardeer is de persoonlijke aanpak, snelle communicatie en het feit dat er niet alleen naar advertenties wordt gekeken, maar ook naar het resultaat voor ons bedrijf.
Super bedrijf. Mijn hele website heb ik bij hun laten bouwen. Heel aardige mensen, top service.
De samenwerking tussen Aanvraagmachine.nl en DPS Media is vanaf de start een mega succes. DPS helpt hun klanten om maximaal online te groeien en voor een select aantal klanten bouwen we daar vanuit Aanvraagmachine.nl een complete extra leadmachine naast. Dikkie en Simon zijn beide niet weg te slaan als het gaat om hun klanten, denken continu mee en willen vooral resultaat zien. Korte lijnen, snel schakelen en geen onnodig gedoe.
Top service! Snelle website die precies past bij de klantreis van mijn bedrijf.
Super blij met het resultaat! Dankje Dikkie voor alles en tot snel.
De mannen van DPS hebben een mooie website voor mij gebouwd. Korte lijnen en snelle acties maken werken met DPS Media een feestje.
Blij met het eindresultaat. Hele goede service. Ze denken met je mee, een echte aanrader. We zijn nu 3 maanden verder en ik haal al klanten uit mijn website. Het moet nog meer worden, maar daar zijn we mee bezig!
Zeer tevreden jongens!
Wat ons is overkomen was onmenselijk, maar daar was gelukkig DPS Media. Ze hoorden ons verhaal en kwamen direct met de juiste oplossingen. We worden gehoord en wat een geweldige website hebben we nu. Bedankt Dikkie en Simon voor jullie inzet.
DPS Media heeft mijn nieuwe website gemaakt en geheel naar tevredenheid. Zeer professioneel en persoonlijk in hun manier van zaken doen. Kortom: een aanrader!
Via Instagram ben ik in contact gekomen met DPS Media. Na een prettig kennismakingsgesprek hebben zij mijn wensen goed in kaart gebracht en zijn ze gestart met het bouwen van mijn website. Het resultaat is precies zoals ik het voor ogen had. Ik ben zeer tevreden over de service, communicatie en het eindresultaat.
Ook ik kreeg een e-mail, eerst vond ik dit raar. Maar na een video-afspraak en een conceptontwerp te hebben gezien ben ik met ze in zee gegaan. Na een week was de site klaar. Alles ging per WhatsApp of bellen. Goede communicatie, kort en bondig, daar hou ik van. Vragen werden beantwoord. Ik ben super tevreden, helemaal naar mijn smaak.
Ik had een verouderde website van 10 jaar geleden. Dikkie deed mij een voorstel voor een gratis conceptontwerp, dat zag er goed uit en toen ben ik in zee gegaan met dit bedrijf. Momenteel bouwen ze nog een website voor mij. Bedankt mannen.
Ik kreeg een mailtje binnen van dit bedrijf, ze vroegen of ik een gratis conceptontwerp wilde zien voor mijn website. Ik vond dat natuurlijk prima, uiteindelijk heb ik de website gekocht en die voldoet prima. Top service Dikkie!
Ik ben ontzettend tevreden over de samenwerking. Ze hebben met behulp van AI een groot deel van mijn systeem geautomatiseerd, waardoor ik inmiddels meerdere uren per maand bespaar. Daarnaast hebben ze ons geholpen met de werving van personeel. Ook hebben ze mijn website compleet vernieuwd en mijn Google Bedrijfsprofiel opgezet en ingericht. Alles wordt professioneel aangepakt en de service is echt top.
Meer dan tevreden! Vanaf het eerste contact ben ik ontzettend goed geholpen. De communicatie is snel, duidelijk en persoonlijk. De website is precies geworden zoals ik voor ogen had en ook de Google-marketing heeft echt gebracht wat ik nodig had.
Ik ben een blije ondernemer. De zaken gaan goed. Bedankt Dikkie en Simon.
Binnen 1,5 week waren we live. We zijn nu 3,5 maand verder en hebben deze maand 43 offertes binnengehaald. Ik kan het gewoon niet geloven. Zoveel geprobeerd, zoveel partijen gehad, dit was mijn laatste adem. Dankjewel DPS.
Ik ben zeer verrast wat de kracht van AI kan betekenen voor je bedrijf! Scheelt me 20 uur per maand aan administratie. Ook zeer verrast met het resultaat dat uit SEA is gekomen en de jongens draaien het met AI. Dikkie bedankt voor een goede samenwerking en een hele lange, haha.
Geweldig bedrijf, heeft met de techniek van nu (AI) mijn website voorzien van geweldige punten. Zeer fijne gasten om mee te werken.
Wij zijn ontzettend blij met onze website! Ze hebben echt supergoed hun best gedaan om precies te maken wat wij voor ogen hadden. Ze schakelen supersnel, luisteren goed naar onze wensen en denken echt met ons mee. Heel fijn om zo samen te werken, absoluut een aanrader!
Zeer tevreden over de samenwerking met DPS Media. Simon en Dikkie denken goed mee, zijn prettig in de communicatie en komen professioneel en betrouwbaar over. Wij werken met DPS Media onder andere voor onze online marketing en SEA-campagnes. We merken dat er actief wordt meegedacht over hoe we beter vindbaar kunnen worden en hoe we meer relevante aanvragen via Google kunnen binnenhalen. Wat ik vooral waardeer is de persoonlijke aanpak, snelle communicatie en het feit dat er niet alleen naar advertenties wordt gekeken, maar ook naar het resultaat voor ons bedrijf.
Super service, best bedrijf en aardige mensen.
De mannen hebben ons voorzien van een mooie site EN veel aanvragen!
Perfecte en nette websites van DPS. Door de lijnen kort te houden bouwt DPS een mooie site die je zelf kan reviewen met opmerkingen en toevoegingen.
DPS Media is een mooi jong bedrijf dat voor mijn bedrijf BHV Weesp een mooie website heeft gemaakt. Daarnaast zijn de mannen erg welwillend met aanpassingen die ik wens. Via een eigen WhatsApp-groep hebben we korte lijnen.
Website naar tevredenheid gebouwd. Snelle en goede service.
Deze mensen weten wat ze doen en zijn daar goed in. Communicatie verloopt soepel en snel.
DPS Media heeft mijn nieuwe website geheel naar tevredenheid gemaakt. Een fijne samenwerking en een passend voorstel voor mijn bedrijfsomvang. Professioneel en persoonlijk in hun manier van zaken doen. Echt een aanrader!
Ik ben ontzettend tevreden over de samenwerking. Ze hebben met behulp van AI een groot deel van mijn systeem geautomatiseerd, waardoor ik inmiddels meerdere uren per maand bespaar. Daarnaast hebben ze ons geholpen met de werving van personeel. Ook hebben ze mijn website compleet vernieuwd en mijn Google Bedrijfsprofiel opgezet en ingericht. Alles wordt professioneel aangepakt en de service is echt top.
Meer dan tevreden! Vanaf het eerste contact ben ik ontzettend goed geholpen. De communicatie is snel, duidelijk en persoonlijk. De website is precies geworden zoals ik voor ogen had en ook de Google-marketing heeft echt gebracht wat ik nodig had.
Ik ben een blije ondernemer. De zaken gaan goed. Bedankt Dikkie en Simon.
Binnen 1,5 week waren we live. We zijn nu 3,5 maand verder en hebben deze maand 43 offertes binnengehaald. Ik kan het gewoon niet geloven. Zoveel geprobeerd, zoveel partijen gehad, dit was mijn laatste adem. Dankjewel DPS.
Ik ben zeer verrast wat de kracht van AI kan betekenen voor je bedrijf! Scheelt me 20 uur per maand aan administratie. Ook zeer verrast met het resultaat dat uit SEA is gekomen en de jongens draaien het met AI. Dikkie bedankt voor een goede samenwerking en een hele lange, haha.
Geweldig bedrijf, heeft met de techniek van nu (AI) mijn website voorzien van geweldige punten. Zeer fijne gasten om mee te werken.
Wij zijn ontzettend blij met onze website! Ze hebben echt supergoed hun best gedaan om precies te maken wat wij voor ogen hadden. Ze schakelen supersnel, luisteren goed naar onze wensen en denken echt met ons mee. Heel fijn om zo samen te werken, absoluut een aanrader!
Zeer tevreden over de samenwerking met DPS Media. Simon en Dikkie denken goed mee, zijn prettig in de communicatie en komen professioneel en betrouwbaar over. Wij werken met DPS Media onder andere voor onze online marketing en SEA-campagnes. We merken dat er actief wordt meegedacht over hoe we beter vindbaar kunnen worden en hoe we meer relevante aanvragen via Google kunnen binnenhalen. Wat ik vooral waardeer is de persoonlijke aanpak, snelle communicatie en het feit dat er niet alleen naar advertenties wordt gekeken, maar ook naar het resultaat voor ons bedrijf.
Super service, best bedrijf en aardige mensen.
De mannen hebben ons voorzien van een mooie site EN veel aanvragen!
Perfecte en nette websites van DPS. Door de lijnen kort te houden bouwt DPS een mooie site die je zelf kan reviewen met opmerkingen en toevoegingen.
DPS Media is een mooi jong bedrijf dat voor mijn bedrijf BHV Weesp een mooie website heeft gemaakt. Daarnaast zijn de mannen erg welwillend met aanpassingen die ik wens. Via een eigen WhatsApp-groep hebben we korte lijnen.
Website naar tevredenheid gebouwd. Snelle en goede service.
Deze mensen weten wat ze doen en zijn daar goed in. Communicatie verloopt soepel en snel.
DPS Media heeft mijn nieuwe website geheel naar tevredenheid gemaakt. Een fijne samenwerking en een passend voorstel voor mijn bedrijfsomvang. Professioneel en persoonlijk in hun manier van zaken doen. Echt een aanrader!
Follow us
on social media